Spesso i processi aziendali possono essere ripetitivi e quindi richiedere tempo e risorse che potrebbero essere impiegate altrove e in maniera più fruttuosa. La strategia da attuare in questi casi è la Process Automation (in italiano l’automazione dei processi). Per comprendere come funziona l’automazione dei processi bisogna innanzitutto introdurre i processi aziendali per comprenderne il loro funzionamento e le attività che richiedono.
“Un processo aziendale è una qualsiasi attività (o insieme di attività) che è stata progettata con l’obiettivo di raggiungere uno specifico obiettivo per l’azienda.”
Spesso all’interno di un’azienda, si presenta l’esigenza di dover ripetere, anche quotidianamente, lo stesso processo più volte. Di conseguenza risulta naturale pensare di automatizzare alcuni processi in modo da ottenere vantaggi sia in termini di tempo che di personale impiegato.
Per essere più chiari con un esempio, i processi che possono essere automatizzati sono ad esempio l’approvazione di una richiesta di prestito da parte di una banca, l’inserimento dei dati di un nuovo cliente o il rendiconto delle spese di un utente. Senza automazione dei processi queste attività sarebbero state svolte manualmente dai dipendenti dell’azienda, ma grazie all’automazione il personale potrà concentrarsi su altre attività di maggiore interesse con la certezza che non vengano compiuti errori.
Per questo motivo i vantaggi della Process Automation sono svariati, tra cui la riduzione del rischio di possibili errori di inserimento e conseguentemente di ritardi o interruzioni, il risparmio di tempo e l’ottimizzazione delle risorse. La Process Automation mostra vantaggi in ogni tipologia di azienda, specialmente per le aziende grandi dove i benefici sono ancora più evidenti.
Le strategie di automazione dei processi aziendali (chiamate in inglese con l’acronimo BPA = Business Process Automation) si servono di software specifici programmati per l’azienda interessata. Le soluzioni di BPA spesso utilizzano tecnologie basate sull’intelligenza artificiale per essere più efficienti e per meglio comprendere i dati strutturati. Queste soluzioni migliorano notevolmente la qualità dell’esperienza dell’utente che si interfaccia con il sistema senza la mediazione di tecnici specializzati.
A monte dell’utilizzo di tali sistemi vi è uno studio ad hoc dei processi aziendali da automatizzare che coinvolge sia il team aziendale che quello IT per la creazione di modelli finalizzati all’ottimizzazione dei processi aziendali. La progettazione sopra ci-tata è chiamata in gergo tecnico gestione dei processi business (il cui acronimo in inglese è BPM = Business Process Management).
“La differenza tra BPA e BPM riguarda l’obiettivo prefissato: il primo punta a migliorare processi specifici mentre il secondo ad avere una visione più ampia dell’organizzazione. Tuttavia, entrambi hanno come fine ultimo la volontà di migliorare la gestione di processi ripetitivi e l’efficienza dell’azienda in termini di costi ed errori.”
Un altro concetto affine a quelli sopra citati è l’automazione robotica dei processi (in inglese RPA = Robotic Process Automation) che riguarda l’automazione di attività specifiche che possono essere ad esempio il copia e incolla di un campo di uno specifico dato. Dunque, si può concludere che un software BPA solitamente gestisce attività più complesse e generiche rispetto ad uno RPA. Un esempio di facile comprensione per capire meglio i software RPA è che essi sono software installabili che non richiedono la connessione ad un database o l’accesso a interfacce di programmazione delle applicazioni.
Software che possono migliorare l’automazione dei processi aziendali
Le aziende che intendono ottimizzare i propri processi possono optare per software di automazione. Esistono software specifici per ogni area aziendale che riguardino ad esempio l’incremento decisionale o automazione delle risposte. Per ottenere un risultato personalizzato e ottimale al 100% è sempre opportuno fare un’analisi accurata delle proprie esigenze aziendali e di conseguenza progettare l’architettura ad hoc. Tuttavia, bisogna tenere in considerazione il fatto che l’utilizzo di un software di automazione introduca anche dei cambiamenti nella struttura organizzativa e nell’approccio al lavoro, di conseguenza anche il personale dell’azienda dovrà adattarsi ai cambiamenti.
Un esempio pratico dell’utilizzo di questi software riguarda ad esempio la preparazione delle spedizioni in un’azienda che vende i proprio prodotti. Dunque, senza l’utilizzo dell’automazione, l’addetto alle spedizioni dovrà generare manualmente note ai documenti standard specifiche a seconda delle destinazioni. Questo lavoro può essere velocizzato e si può eliminare ogni errore umano grazie all’utilizzo del sistema automatizzato che automaticamente genererà l’etichetta esatta per il determinato pacco.
Gli elaborati software di automazione che permettono attività di estrazione, trasformazione e trasporto dei dati presenti in azienda, consentono di mantenere aggiornati i tuoi dati critici senza la necessità di adottare attività manuali o di implementare script personalizzati.
Questo processo permetterà di alimentare un database, che rappresenta appunto la parte di back-end del software. Attraverso la Process Automation i dati aziendali possono poi essere utilizzati dal management per poter fare analisi delle performance e controllo di gestioni attraverso report ad hoc.
I benefici della Process Automation
I vantaggi apportati ad un’azienda che utilizza Process Automation sono molteplici e dipendono nello specifico dal tipo di azienda e dal livello di automazione apportato.
In linea generale per tutte le aziende che ne fanno uso, la Process Automation ottimizza la comunicazione in quanto affida tutte le informazioni utili per la gestione di risorse o persone ad un software capace di organizzare efficientemente il lavoro di tutti i dipendenti.
Inoltre, come detto in precedenza, assicura la minimizzazione dei costi e degli errori di natura umana che possono verificarsi in qualsiasi ambito. Di conseguenza anche i costi saranno minimizzati, ottimizzando le risorse.
Infine, non meno importante, l’utilizzo del Process Automation, permette di tenere traccia di tutti i dati gestendo non solo le informazioni utili, ma anche il flusso di lavoro stesso.
Per lo sviluppo di un software ad hoc è sempre consigliabile rivolgersi a specialisti del settore.
L’azienda Ingage offre servizi di sviluppo software ad hoc per aiutare clienti di piccole e medie imprese per rendere efficienti i propri processi aziendali ed evitare sprechi di tempo e di denaro.
