L’interazione quotidiana tra nuovi software e internet pone l’utenza di fonte a un’evoluzione naturale atta al miglioramento non solo della produttività ma anche personale.

Sebbene molti siano ancora restii nell’utilizzare i software come tramite per incrementare le proprie finanze, tanti altri ne hanno compreso le potenzialità ed immettono sul mercato nuove risorse su cui poter progettare e creare nuovi modi di lavorare.

Tale processo di pensiero sfocia in sistemi tecnologici estremamente avanzati, capaci di rendere le attività di produzione e di elaborazione sempre più automatizzate, in grado di gestire documenti e risorse umane nel modo migliore possibile.

Concetto alla base di questo pensiero è il Workflow automatizzato, nelle prossime righe si analizzeranno gli aspetti più vicini a questo termine e si cercherà di comprenderne il funzionamento ed i possibili benefici.

Definizione di Workflow

Workflow per gli intenditori del marketing digitale non è sicuramente un termine nuovo, esso banalmente si traduce con “flusso di lavoro” ed indica la gestione dei processi lavorativi mediante la creazione di modelli manageriali volti a raggiungere determinati obiettivi di business.

È opportuno quindi tradurre workflow non tanto come “flusso di lavoro” quanto in “gestione elettronica dei processi lavorativo/operativo”, questo a causa della sua capacità di automazione parziale o totale di un processo aziendale, dove è possibile definire regole specifiche per effettuare compiti e attività automatizzate legate a documenti, informazioni e specifici tasks.

Da tale definizione ne conseguono diverse sotto categorie, come il Business Process Management (BPM) che si occupa prevalentemente di attività automatizzate svolte da applicazioni informatiche (software dedicati).

Negli ultimi anni le aziende stanno adottando sistemi di workflow basati sull’inserimento di software che facilitano il passaggio di un documento tra più uffici e l’autorizzazione da diversi reparti, potendo così controllare il lavoro e velocizzarlo.

Le origini del workflow

Il concetto di flusso di lavoro e gestione automatizzata tramite software, come è facile dedurre ricopre un ruolo importante nell’epoca moderna, ma sebbene solo negli ultimi anni tale nomenclatura sia di dominio pubblico, i flussi di lavoro mossero i loro primi passi nel lontano 1921, quando Henry Gantt e Frederick Taylor utilizzarono questo termine in una rivista adibita all’informazione dell’ingegneria ferroviaria.

Taylor e Gantt inserirono all’interno del contesto aziendale, e nello specifico nella produzione di officine e catene di montaggio, un vero e proprio flusso di lavoro autonomo capace di incrementare la produzione ed eliminare le perdite di tempo. Solo nel 1948, grazie al libro “Cheaper by the Dozen”, la parola workflow venne concretamente sdoganata nell’ambito lavorativo aziendale.

Concetti correlati ed esempi di workflow

La definizione di workflow sebbene sia soddisfacente è pur sempre limitata dal settore di utilizzo, come ogni termine può assumere diverse connotazioni a seconda del contesto e dell’attività ricoperta; il flusso di lavoro è anch’esso soggetto a mutazioni in base al contesto. È intelligente quindi cercare di restringere l’intorno di appartenenza e collocare questo termine nel ramo che più si addice alle sue potenzialità.

Il workflow è infatti strettamente correlato alla ricerca operativa del lavoro, sia essa di matrice quantitativa o qualitativa, e sfrutta non solo le capacità logiche di chi le utilizza ma basano la loro grande crescita su tecnologie software come Intelligenza Artificiale (I.A.) o l’Internet of Things (IoT).

È essenziale porre il workflow nel contesto giusto per poterlo sfruttare al meglio, sia questo legato a: processi, pianificazioni, controlli o visibilità. Immaginare una specifica applicazione per il workflow è complicato, esso è molto vicino ad un concetto che ad un’applicazione pratica, ma è opportuno evidenziare alcuni esempi di workflow per comprenderne a pieno il significato.

L’esempio più semplice per capire il workflow è immaginare la costruzione, in un’officina meccanica, di un determinato componente; il passaggio da una postazione ad un’altra per effettuare la composizione finale è tecnicamente un flusso di lavoro.

La massima manifestazione del workflow però lo si ha nei servizi condivisi per lo sviluppo dell’automazione robotica; software progettati con I.A. e capaci di regolare autonomamente specifiche attività, incrementando le prestazioni e riducendo i tempi usualmente impiegati dalle risorse umane.

Stringendo il campo alla lavorazione aziendale è possibile inserire il concetto di workflow autorizzativo, questo attraverso la programmazione di software dedicati è capace di facilitare il passaggio di documenti tra le diverse aree aziendali e garantire sicurezza attraverso autorizzazioni sicure, eliminando in modo concreto i rallentamenti usualmente legati alle autorizzazioni manuali.

La tecnologia e le tipologie

Il workflow autorizzativo è quindi l’automatizzazione di un processo aziendale capace di riconoscere lo stato del processo stesso, ma non si limita solo a questo, esso può: aiutare l’utente nel risolvere questioni legate al business senza la necessità di documentazione esterna e soprattutto permette di poter gestire le attività e i dati accumulati in modo snello e veloce.

Ma come riesce a creare i modelli di automazione per i processi aziendali?

Nei sistemi più aggiornati il motore che permette di poter programmare un flusso di lavoro è capace di gestire al meglio la creazione degli automatismi ed ha un’ottima versatilità. Compresa la tecnologia che è alla base del workflow è essenziale differenziarne le tipologie, il workflow si divide sostanzialmente in due categorie: dinamico e procedurale.

Workflow dinamico: il modello costruito per un flusso di lavoro dinamico si basa sulla collaborazione degli interpreti all’interno dell’azienda, le cui decisioni possono variare a seconda delle necessità durante il processo di lavorazione.

Workflow procedurale: in questa tipologia l’intero processo lavorativo è prestabilito dall’azienda a monte e segue un percorso ben definito e non modificabile se non in casi rari.

I vantaggi del workflow autorizzativo

Il workflow autorizzativo e la possibilità di sfruttare un processo aziendale automatizzato può essere una risorsa importante per migliorare la produttività e gli introiti, ma quali sono nel concreto i vantaggi che si possono avere da un flusso lavorativo ottimale?

Riduzione dei tempi morti

La possibilità di implementare software che automatizzino i processi aziendali riduce in modo drastico la velocità di svolgimento delle attività lavorative. Ogni meccanismo necessita di tempi ben definiti e poterli ridurre grazie a un sistema intelligente atto a eliminare i tempi morti e soprattutto i tempi di attesa delle operazioni, risulta determinante nel medio-lungo periodo.

Eliminazione delle attività inutili

Altro vantaggio non indifferente per un’azienda risiede nella possibilità di poter eliminare tutte quelle attività superflue che comportano perdite di tempo e spesso forvianti per raggiungere l’obiettivo. Il workflow management è l’ideale per chi ha necessità di rimuovere gli sprechi ed aumentare la produttività.

Collaborazione tra reparti

La gestione tramite automazione delle comunicazioni tra reparti è essenziale all’interno di un contesto lavorativo di alto livello, con un ottimo workflow autorizzativo si possono migliorare i rapporti tra le differenti funzioni dell’azienda, superandole attraverso un sistema neutro e velocizzando il processo di scambio dati.

Flessibilità

La capacità di poter gestire tramite software il processo di lavoro garantisce una maggiore flessibilità di programmazione a seconda delle esigenze. Un programma dinamico che si aggiorni in base alle problematiche riscontrate può evitare potenziali blocchi di produzione.

Ottimizzazione aziendale

Analizzando i vantaggi è facile dedurre quanto il flusso di lavoro si focalizzi sull’ottimizzazione aziendale, i processi automatizzati e le diverse componenti che compongono le attività svolte, sono legate necessariamente a un’ottimizzazione esemplare o quantomeno di buon livello. Tale ottimizzazione su quali fattori determina maggiormente il miglioramento all’interno di un’azienda?

Riduzione costi del personale

Adottare un sistema di flusso lavorativo autorizzativo attraverso un software dedicato permette all’azienda di poter ridurre notevolmente i costi del personale.

L’automazione nella gestione dei documenti e nei file adibiti a specifiche mansioni, consente non solo di limitare l’impiego di risorse umane nella lavorazione di un determinato prodotto, ma dà la possibilità di gestire i compiti assegnati in modo veloce, ordinato e chiaro.

Tale meccanismo consente quindi di poter utilizzare un numero minore di addetti al monitoraggio e di conseguenza risparmiare notevolmente i costi sul medio-lungo periodo.

Come ridurre i costi in azienda con workflow autorizzativo: costi fissi e variabili

Ogni azienda ha dei costi fissi e dei costi variabili su cui si basa la propria attività lavorativa, se da un punto di vista tecnico le spese fisse (affitto, corrente elettrica etc) sono difficilmente raggirabili, l’utilizzo di un software capace di implementare il flusso di lavoro può risultare fondamentale sui costi variabili (materie prime, dipendenti, gestione accessori, cancelleria etc.).

Ottimizzare le spese variabili di un’azienda grazie ad un processo automatizzato dei documenti e delle attività lavorative, ha un grande impatto sul bilancio annuale.

Ridurre gli sprechi in azienda tramite workflow

Ottimizzare è quindi la parola chiave di un processo di workflow, più il flusso di lavorazione è versatile, migliori saranno i risultati. È evidente che tra le infinite componenti in cui questo metodo di lavoro può contribuire concretamente figurano gli sprechi.

In molti casi ottimizzare gli sprechi, questi ultimi intesi non solo come il consumo di accessori ma anche come perdite di tempo non funzionali, risulta essere la soluzione più intelligente per ottenere risultati di alto livello.

Conclusioni

Il workflow autorizzativo è una risorsa a cui ogni azienda dovrebbe affidarsi, l’implementazione con software dedicati e un’automazione sempre più solida nei meccanismi aziendali, sono il futuro a cui tutti dovrebbero tendere.