L’evoluzione della gestione d’impresa nelle sue forme sia finanziarie che logistiche sta indirizzando le attività interne verso un nuovo modo di organizzare la burocrazia. Benché molte aziende siano ancora vincolate ai sistemi tradizionali di archiviazione dei dati accumulando centinaia di fogli nei loro magazzini, le società più innovative stanno utilizzando metodi più vantaggiosi e rapidi. Nelle prossime righe analizzeremo più da vicino il come archiviare i documenti aziendali nel modo migliore possibile tramite software, introducendo benefici concreti alla propria attività lavorativa.

Archiviare i documenti aziendali

La responsabilità dell’archiviazione dati aziendale è una delle problematiche più spinose per gli imprenditori, sebbene la storia insegni che tale processo di organizzazione è spesso vincolato alle abitudini di colui che la gestisce, se si volesse ottimizzare in modo corretto la propria attività sarebbe necessario approfondire il concetto di Gestione Documentale.

La Gestione Documentale non è altro che l’insieme di procedimenti messi in atto per gestire, generare, organizzare, archiviare e condividere i documenti. La definizione di tale processo organizzativo mette in luce tre differenti aree: creazione dei documenti, condivisione dei documenti e archiviazione dei documenti. Da un punto di vista tecnico la Gestione Documentale abbraccia tutte quelle azioni inerenti all’amministrazione dei dati, siano essi di semplice annotazione o di impronta legale. Come è facile dedurre, maggiore sarà l’ottimizzazione di tale processo e migliori saranno i risultati ottenuti.

La normativa del 2004 inerente al valore legale per i documenti informatici ha dato il via a una differente gestione dei documenti online. Fino a pochi anni fa la Gestione Documentale era prettamente cartacea, ma con l’evoluzione tecnologica si è sentito il dovere di attuare normative che regolassero anche la documentazione digitale. La normativa del 2004, infatti, indirizza tale gestione verso uno standard che possa facilitare l’utilizzo e snellire i più obsoleti sistemi cartacei. Negli ultimi anni sempre più aziende hanno introdotto sul mercato software capaci di ottimizzare la Gestione Documentale, sia essa nella compilazione che nelle altre fasi: archiviazione, creazione e condivisione. Ma quali sono le caratteristiche ideali di un software dedicato alla gestione documentale?

Software dedicati per archiviazione aziendale

Prima di analizzare le caratteristiche di un software per la Gestione Documentale è essenziale comprendere cosa sia. L’archiviazione digitale dei documenti aziendali è molto importante per mantenere traccia di ciò che l’azienda ha redatto sia in entrata che in uscita, rappresenta quindi una buona fetta della lavorazione se si ha bisogno di recuperare un determinato documento o file. Se negli anni precedenti tale processo era affidato a un’archiviazione alfanumerica gestita da un addetto preposto, grazie all’impiego di software dedicati è possibile gestire in modo automatizzato i documenti in entrata e in uscita, avvalendosi di algoritmi costruiti su misura per la propria attività lavorativa.

Caratteristiche ideali di un software per archiviazione dati

Preso atto del fatto che un software per la gestione documentale non sia altro che un sistema capace di archiviare, condividere, creare e gestire i documenti in maniera automatizzata è facile dedurre quali possano essere le sue caratteristiche principali, vediamole in breve.

• Efficacia: la possibilità di automatizzare i processi tramite software consente al sistema burocratico di essere più snello ed efficiente.

• Velocità: un sistema digitale consente di poter consultare in modo veloce e immediato qualsiasi tipologia di file archiviato, riducendo i tempi morti.

• Semplicità: la creazione di software dedicato alla Gestione Documentale nasce con lo scopo di semplificare le attività lavorative degli addetti ai lavori. Non bisogna necessariamente avere competenze particolari per poter utilizzare un programma di questa tipologia.

• Flessibilità: come ogni software c’è la possibilità di aggiornare e ottimizzare non solo in base alle necessità ma anche a seconda delle risorse umane che lo utilizzeranno. La flessibilità di un software è fondamentale per incrementare le prestazioni complessive dell’azienda.

• Sicurezza: sempre più software per la gestione aziendale dispongono di sistemi in cloud capaci si effettuare backup. Poter essere sicuri di non perdere i propri dati aziendali anche dopo imprevedibili incidenti di percorso è sicuramente una caratteristica di livello assoluto.

I vantaggi dell’archiviazione software

Benché le caratteristiche identificano già i principali benefici di questa tipologia di archiviazione, è opportuno analizzare più nel concreto quelli che sono i vantaggi che ogni azienda può trarne.

• Rapidità di accesso: tra i benefici più rilevanti nell’utilizzare un software per la gestione dei dati figura l’accesso rapido. Questo consente di poter consultare i documenti, via internet o in remoto, con estrema rapidità al responsabile aziendale.

• Aggiornamento: l’inserimento quotidiano all’interno del database digitale consente di aggiornare la documentazione corrente costantemente, eliminando i possibili errori umani.

• Stampa: sicuramente la possibilità di poter archiviare i documenti in formato digitale consente di risparmiare sui costi di stampa. Migliaia di fogli stampati saranno solo un ricordo che bisogna progressivamente abbandonare.

• Costi di archiviazione: oltre a ridurre notevolmente i costi di stampa e della produzione cartacea, l’impiego di un sistema del genere garantisce anche la riduzione delle spese inerenti alle attrezzature fisiche per l’archiviazione. Sebbene possa risultare banale, i documenti importanti cartacei necessitano di scaffali e magazzini per essere archiviati e conservati, attraverso un software tale necessità viene a eliminarsi.

Digitalizzazione d’impresa

Le caratteristiche e i vantaggi evidenziano come ogni azienda dovrebbe servirsi di un software per la gestione dei dati, la digitalizzazione d’impresa ha ormai preso il via da qualche anno e la necessità di doversi adattare velocemente a tale sistema è molto importante per evolvere la propria attività lavorativa.

Con la normativa del 2004 è iniziata una modernizzazione importante che sta indirizzando le aziende di livello a conformarsi tra loro per incrementare i tempi di gestione e favorire una comunicazione più veloce e funzionale. Le aziende legate ancora alla vecchia metodologia di archiviazione non hanno molti margini di miglioramento e saranno con molta probabilità in svantaggio sul mercato del futuro.

Il cloud è una risorsa concreta

Come anticipato nelle righe precedenti i software per la Gestione Documentale sono in molti casi legati a un sistema in cloud per la sicurezza o per la stessa gestione dei dati. Sebbene l’utilizzo di un software in locale possa essere una soluzione consona alle proprie necessità è molto importante valutare i possibili imprevisti che ogni attività lavorativa può riscontrare.

Tanto quanto un archivio cartaceo anche un sistema di archiviazione basato su un software locale basa la sua esistenza sul server locale (computer principale), questo può essere soggetto a rottura o a malfunzionamenti, compromettendo di conseguenza anche i dati archiviati. Per eliminare tale imprevisto è opportuno virare su software per la Gestione Documentale in cloud, quest’ultimo capace di garantire un backup rapido in caso di Disaster Recovery. Vediamo quali sono i vantaggi nello scegliere un software per la gestione documentale in cloud.

• Sicurezza: primo beneficio di un sistema di questa tipologia è sicuramente la sicurezza informatica. Poter contare su un server dedicato in cloud capace di ripristinare i dati necessari può aiutare le imprese a non bloccare la produzione.

• All-in-One: attraverso un servizio in cloud le aziende potranno avvantaggiarsi di uno strumento che inglobi più possibilità di utilizzo, dall’archiviazione alla più complessa gestione automatizzata.

In conclusione

La tecnologia è spesso demonizzata, le grandi multinazionali però ne comprendono a pieno le potenzialità e cercano di sfruttarne i benefici. L’impiego di un software dedicato per archiviare i documenti aziendali è una soluzione intelligente se si vuole migliorare la propria gestione dei file, con semplicità e costi contenuti è possibile eliminare spese accessorie e velocizzare l’automazione aziendale.