Schema turni di lavoro Excel

esempio schema turni di lavoro excel

Le aziende la cui attività si svolge su un lavoro a turni, devono utilizzare un importante strumento destinato alla pianificazione degli orari di lavoro. Si tratta di uno schema turni di lavoro che può essere realizzato con il noto software Microsoft Excel.

I vantaggi che derivano dall’utilizzo di una soluzione di questo tipo sono due. Il primo chiaramente è quello di fornire ai collaboratori una panoramica precisa dei loro orari lavorativi, mentre il secondo vantaggio è per il datore di lavoro, che avrà a disposizione un documento per calcolare le ore lavorate, dunque gli stipendi. Vediamo insieme come realizzare questo schema.

Qui sotto troverai il modello gratuito che abbiamo pensato e progettato apposta per te.

Come realizzare uno schema turni di lavoro Excel professionale

Partiamo subito dicendo che esistono appositi software gestionali che permettono di sviluppare rapidamente uno schema turni di lavoro, e che Microsoft Excel, per quanto sia un valido software, presenti comunque dei limiti in tal senso. Ovviamente si tratta anche di un programma che oramai si trova installato di default su qualsiasi computer, e che per questo motivo non necessita di spese aggiuntive.

Ad ogni modo, uno schema turni di lavoro deve rispettare alcuni criteri in termini di contenuti, requisiti legali e design, così che il dipendente possa individuare rapidamente il proprio orario lavorativo. Partiamo dal contenuto dello schema. Al suo interno dovranno essere riportate tutte le informazioni fondamentali; quindi, è importante che settimane e orari di lavoro siano facilmente comprensibili con un rapido colpo d’occhio.

Per questo motivo è necessario che lo schema sia essenziale, per evitare il rischio che qualche dipendente possa interpretare in maniera errata le informazioni. Uno schema di lavoro sviluppato su settimane, inoltre, offre il vantaggio di individuare facilmente quali e quanti turni di un certo tipo sono stati assegnati a un determinato dipendente. Ovviamente grazie ad uno schema di lavoro è possibile anche conteggiare le ore ai fini retributivi.

Esattamente come è importante la quantità di informazioni inserite nel foglio di Excel destinato allo schema turni, altrettanto fondamentale è anche la forma che permette di ottenere rapidamente una visione d’insieme. Questo significa che è necessario utilizzare linee, colonne ma anche i corretti colori e font. Se realizzato in questo modo, il lavoratore non avrà bisogno di richiedere ulteriori informazioni.

Schema turni di lavoro excel

La conformità giuridica dello schema turni di lavoro Excel

In merito alla conformità giuridica, le normative del nostro Paese non forniscono alcuna indicazione utile per la stesura dello schema turni di lavoro. Nonostante questo però, si tratta sempre e comunque di un documento che ha un valore legale, dal momento che viene utilizzato anche come base per il calcolo retributivo. In altre parole, una volta pubblicato e reso disponibile ai lavoratori, lo schema diventa vincolante.

Le informazioni contenute nello schema turni devono rispettare in ogni caso le limitazioni generali legali, come il numero di ore, le pause consentite, la suddivisione tra turni di lavoro diurni e notturni, eventuali categorie protette, ma anche le differenze tra full time e part time. Ogni singolo errore riportato all’interno di uno schema turni di lavoro, potrebbe avere ripercussioni sull’attività e causare una carenza di personale.

Turnazioni di lavoro Excel: come pianificarle

La pianificazione turni di lavoro Excel può essere diversa a seconda delle esigenze e delle mansioni. Possiamo trovare ad esempio programmazioni settimanali creati per i singoli dipendenti, ma anche schemi di lavoro a lungo termine destinati all’intera forza lavoro. Nella forma di uno schema mensile riutilizzabile in Excel dovrebbe essere riportato l’orario di lavoro di ogni dipendente, insieme ad altre informazioni utili.

In linea di massima uno schema turni Excel è formato da tre differenti aree. La prima è quella dell’intestazione, che sia sempre visibile con orari e turni di lavoro. Una seconda area è rappresentata da una barra laterale, generata in automatico senza le domeniche. La terza è ultima area prevede l’inserimento dei nomi dei collaboratori, con un rapido calcolo dei turni già eseguiti da ciascuno.

Creazione o modifica dello schema turni di lavoro Excel

Nel momento in cui si decide di ricorrere a Microsoft Excel per realizzare uno schema turni lavoro ci si trova davanti a due possibilità: creazione ex novo o modifica di un file già esistente. La scelta è da farsi sulla base delle proprie conoscenze di questo programma, semplice da utilizzare nelle sue funzionalità principali, ma certamente più complesso per quelle avanzate.

In presenza di buone conoscenze software è possibile quindi creare un foglio dall’inizio, fermo restando che le formule da inserire nelle celle sono numerose. In alternativa, sul web è possibile trovare moltissimi modelli utili allo scopo. In questo caso è possibile modificare solamente i campi di interesse, sia in merito alla turnazione di lavoro quindi agli orari, che sotto il profilo del design in termini, ad esempio, di colori e font.

Sono numerosi gli accorgimenti che si possono adottare per rendere lo schema turni di lavoro Excel più comprensibile ai dipendenti. Persino l’utilizzo dei grassetti può fare la differenza, oppure l’inserimento di una colonna vuota destinata all’inserimento di commenti e appunti aggiuntivi. A prescindere dagli accorgimenti però, la regola in merito alla semplicità e al colpo d’occhio non deve mai essere ignorata.

Uno dei maggiori vantaggi che derivano dall’utilizzo di un file precostituito è che il file stesso è riutilizzabile all’infinito. In questo modo non è necessario ricreare ogni volta una nuova tabella. Ad esempio, è possibile salvare un file .xlsx (estensione di Excel) per ogni settimana di lavoro, oppure creare più fogli di lavoro per ogni documento Excel, copiando all’interno d’ognuno il piano di lavoro “vuoto”.

La seconda soluzione è sicuramente la migliore, perché grazie a questo metodo è possibile monitorare in real time più programmi settimanali racchiusi dentro un unico programma mensile. Per l’assegnazione dei turni e per renderli facilmente comprensibili ai dipendenti invece, è possibile utilizzare alcuni accorgimenti utili. Ad esempio, è possibile contrassegnare i turni di mattino, giornata e sera riempiendo le celle con colori differenti.

In questo modo sarà possibile inserire il nome del dipendente solamente una volta per turno. Il modello di calcolo, se correttamente realizzato, restituirà assegnazioni, ore settimanali e chiaramente lo stipendio lordo in maniera istantanea. Inutile sottolineare come prima di pubblicare lo schema dei turni di lavoro debba essere attentamente controllato per l’eventuale presenza di errori.

Schema turni di lavoro excel

Turni di lavoro Excel: vantaggi e svantaggi

Una volta terminata la creazione o la modifica del file Excel destinato allo schema turni, è possibile procedere in due modi diversi. Uno più tradizionale che prevede la stampa cartacea del documento. In questo caso sarà necessario appenderlo in un luogo dove si ha la certezza che tutti i dipendenti possano vederlo. L’esempio più classico è costituito dalla sala destinata alle pause.

Il secondo modo invece, consiste nell’esportare il file Excel in un più pratico (e non modificabile file PDF. In questa seconda ipotesi sarà poi necessario inviare lo schema turni di lavoro Excel direttamente sulle caselle e-mail dei collaboratori interessati dalla turnazione. Nessuno impedisce ovviamente di utilizzare entrambe le soluzioni per avere la certezza di raggiungere tutti i dipendenti.

Ad ogni modo, sicuramente utilizzare Excel per la realizzazione di una pianificazione turni comporta dei vantaggi. Il principale riguarda il fatto che Excel è largamente utilizzato per moltissimi scopi, e trovare dei modelli online che facciano al caso proprio, pronti da editare a proprio piacimento a seconda della finalità, non è certamente difficile. Ma purtroppo non è tutto oro quel che luccica, e i vantaggi sono terminati qui. Forse per un’azienda di piccolissime dimensioni Excel potrebbe risultare sufficiente.

Il discorso cambia però per le medie e grandi aziende, che per questo motivo hanno tanti dipendenti e molto spesso anche delle turnazioni complesse. In questo secondo caso tutti i limiti di Excel vengono a galla, e il consiglio è quello di fare riferimento ad un gestionale completo che prenda in considerazione anche la turnazione dei dipendenti. In un ambito di digitalizzazione delle imprese si sente sempre più spesso parlare di queste soluzioni.

Si tratta di software in grado di automatizzare tutti (o quanto meno i principali) processi aziendali, e chiaramente quello del personale rientra tra questi. Questi programmi possono essere standard, quindi uguali per qualsiasi realtà, o custom, ovvero personalizzabili sulla base delle esigenze aziendali. La personalizzazione può avvenire attraverso un lavoro di programmazione di una software house.

In alternativa, alcuni software prevedono l’aggiunta di moduli in grado di ampliare le funzionalità del programma originale. Inutile sottolineare come la seconda soluzione, ovvero quella di un programma scalabile che possa crescere sulla base delle dimensioni del business, sia sicuramente la più consigliata. Ovviamente per questi programmi è necessario affrontare una spesa.

Tale spesa però, non deve essere interpretata come un costo “vivo”, ma piuttosto come un investimento che avrà un rientro certo. Migliorare l’efficienza aziendale, in questo caso in merito a una precisa programmazione degli orari di lavoro, è un’attività che in alcuni casi si rivela più semplice di quel che si possa pensare, oltre che in grado di donare numerosi benefici.

Il primo di questi riguarda la serenità del posto di lavoro. L’assenza di errori, o quanto meno un loro numero ridotto, migliora il clima lavorativo, con un conseguente aumento dell’efficienza generale.

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