Scadenzario Excel: come monitorare scadenze e pagamenti

L’utilizzo quotidiano di Software Aziendali consente di migliorare notevolmente la produttività all’interno di un contesto lavorativo, per pianificare e gestire le proprie scadenze, ottimizzando le attività aziendali e appuntando ogni singolo evento per non dimenticarlo.

Non tutti sanno che è possibile creare uno Scadenzario Excel molto utile per eliminare le dimenticanze ed evitare problemi inerenti ai ritardi di pagamenti o eventi in agenda. Nelle prossime righe analizzeremo cos’è, come funziona, come creare ed i relativi limiti nell’utilizzare un Foglio di Calcolo.

L’importanza della digitalizzazione d’impresa

Nel corso del tempo sempre più aziende si affidano a Software dedicati alla gestione delle attività lavorative, permettendo una gestione oculata delle attività e delle relative scadenze. Allo stesso tempo anche l’utilizzo di Excel permette di usufruire di diverse funzionalità, nonostante abbia dei limiti evidenti.

Attraverso uno Scadenzario Excel è possibile effettuare il pagamento di fatture da parte dei clienti, inoltrare il pagamento di fatture ai fornitori e gestire tutte le scadenze fiscali, siano esse legate a una commissione oppure ad altro. Tale condizione ne rende indispensabile alle aziende l’utilizzo, soprattutto a quelle che vogliono migliorarsi e ottimizzare i tempi dell’attività. Ma cos’è uno scadenzario Excel? Entriamo nel dettaglio.

gestionale excel

Come funziona uno Scadenzario Excel

Da un punto di vista tecnico uno Scadenzario non è altro che un registro delle scadenze all’interno del quale vengono segnate le varie attività, sfruttando il mezzo digitale del Foglio Excel.

Le funzioni di uno scadenzario sono legate agli algoritmi numerici presenti all’interno di Excel. Utilizzando le colonne e le righe è possibile posizionare i nomi e le finalità dell’attività lavorativa, generando una colonna con le scadenze dei pagamenti. Il modulo creato per uno scadenzario può essere personalizzato, ma la gran parte delle aziende tende a utilizzare lo stesso modello di layout per ottimizzare i tempi di gestione.

Come creare velocemente uno Scadenzario Excel

Affinché si possa creare uno Scadenzario è indispensabile eseguire alcuni passaggi, fortunatamente è molto semplice realizzare un documento Excel capace di gestire al meglio le scadenze, vediamo come fare.

Il primo passo è quello di avviare Excel dal proprio computer. Se si stesse utilizzando lo strumento per la prima volta sarebbe opportuno creare una nuova pagina di calcolo altrimenti si potrà utilizzare già quella esistente.

Cliccando sulla prima casella della colonna B è consigliato inserire la data da cui si è intenzionati a partire per creare lo scadenzario.

Excel metterà in evidenza, in basso a destra della casella, un quadrato nero, cliccandoci sopra con il tasto sinistro del mouse si deve spostare il cursore per sei righe orizzontali. In questo modo vengono create delle direttive per gestire sette giorni.

A questo punto si possono colorare o meno i giorni della settimana più rilevanti oppure lasciare il riquadro trasparente.

Affinché si possa selezionare lo scadenzario fino alla fine dell’anno è opportuno evidenziare la casella iniziale e le sei sottostanti, cliccando sul quadrato nero formatosi.

Graficamente il programma dividerà l’anno in settimane numerate. Come è facile dedurre una settimana non rappresenta sicuramente uno scadenzario eccellente, ma deve essere protratto per più tempo. Per fare ciò è intelligente cliccare sul quadratino in basso a destra e trascinare con il tasto sinistro del mouse per 364 caselle.

In questo modo si avrà a disposizione uno Scadenzario di 12 mesi, dove inserire le scadenze. Molte aziende preferiscono suddividere l’agenda in 12 fogli, così da ottenere uno scadenzario mensile. Per farlo basta selezionare la settimana desiderata e cliccando con il tasto destro del mouse selezionare la voce Copia, successivamente spostarsi in una nuova pagina e con il tasto destro selezionare incolla.

I limiti di utilizzo di Excel

Quando si utilizza Excel è importante conoscerne anche i limiti, poiché questi determinano i vincoli di uno scadenzario. Excel permette di aprire un numero totale di righe e colonne in un foglio di lavoro pari a 1.048.576 righe e 16.384 colonne. Anche i caratteri non possono raggiungere una larghezza della colonna superiore a 255, come per l’altezza della riga non vi è possibilità di superare 409 punti. Importante anche valutare il numero massimo di avanzamenti riga per cella, che non possono superare i 253.

Un parametro essenziale per le aziende è il numero di collegamenti ipertestuali in un foglio di lavoro, che in Excel non supera i 65.530.

Preso atto di cosa sia e come si possa creare velocemente uno Scadenzario è interessante analizzare quelli che sono i vantaggi che le aziende ricercano in una soluzione più completa e senza dubbio performante: il Software.

Ottimizzazione del tempo

Uno dei vantaggi principali dell’utilizzo di un Software dedicato risiede nella sua capacità di ottimizzare i tempi di lavoro. Le scadenze, soprattutto se in numero elevato, possono diventare un problema, ottimizzandone invece le notifiche si avrà un maggior controllo delle spese e della gestione aziendale.

Costi aziendali

Determinare con uno Scadenzario i costi di fatturazione, sia in entrata che in uscita, è fondamentale per pianificare la propria attività lavorativa. Ogni azienda ha bisogno di un business plan lineare su cui poter costruire l’attività lavorativa.

Incremento aziendale

Se si vuole migliorare finanziariamente l’azienda è necessario costruire uno Scadenzario accurato, che possa consentire l’analisi dei valori e delle scadenze in modo puntuale e preciso.

Ottimizzazione delle attività programmate

Nel corso di tutto l’anno, aziende e privati, hanno il bisogno di combinare nel migliore dei modi gli eventi in programma. Tale condizione non sarebbe possibile senza un piano di azione ottimale, quest’ultimo raggiungibile con l’utilizzo del Software.

Interazione con i dipendenti

La versatilità di un Software permette l’interazione tra le risorse umane all’interno dell’azienda. Questo è un vero e proprio limite di Excel, in quanto può essere pericoloso collaborare sullo stesso Foglio di Calcolo.

Gestione delle scadenze e degli orari

Come è facile dedurre, uno Scadenzario nasce con lo scopo di elencare e notificare le prossime scadenze, siano esse di fatturazione o di altra tipologia.

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Scadenziario Excel: download

Oltre alla creazione di uno Scadenzario personalizzato, realizzabile in pochissimi minuti come evidenziato nelle righe precedenti, tantissime aziende preferiscono scaricare il modello/modulo standard. Qui sopra infatti ti diamo la possibilità di scaricare il modello che abbiamo preparato apposta per te. Ti basterà compilare i campi del form, per riceverlo via mail.

In conclusione

In un’epoca dove vi è la necessità di ottimizzare tutte le attività aziendali per avere la meglio sulla concorrenza, l’utilizzo di software capaci di migliorare la situazione in azienda, riducendo tempi e costi può essere una soluzione intelligente, soddisfando le esigenze dell’azienda.

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