Registro trattamenti privacy Excel: a cosa serve?

Il registro trattamenti privacy Excel è un documento interno all’impresa che rappresenta un aspetto fondamentale della “compliance GDPR”. Permette in sintesi di avere un’istantanea dei trattamenti di dati personali fatti dall’organizzazione. In parole povere, non è altro che la base di partenza per il Nucleo Privacy della GdF in caso di controlli. Da questo si evince come la sua corretta compilazione e l’aggiornamento costante siano due processi di fondamentale importanza. Vediamo insieme come fare.

A cosa serve il registro trattamenti privacy?

Abbiamo detto che il registro trattamento privacy excel è un documento di fondamentale importanza da redigere con cura e aggiornare costantemente. Attraverso questo documento qualsiasi impresa, esercizio commerciale, associazione o libero professionista ha l’opportunità di ottenere un quadro preciso di tutti i trattamenti in essere. Su richiesta del Garante il registro deve essere mostrato, che sia in forma scritta o elettronica.

Per la precisione il Garante della Privacy ha disposto due schemi da redigere, uno per il titolare dell’impresa e uno per il responsabile del trattamento, nel caso fosso previsto. Per ognuna di queste figure è prevista una versione in formato PDF una invece in Excel. La seconda può tornare molto utile nel momento in cui ci sia la volontà di conservare il registro esclusivamente in formato elettronico.

I contenuti del registro trattamenti privacy

A prescindere che la scelta ricada su un registro privacy in PDF o in Excel, questo documento dovrà riportare la data della creazione e quella dell’aggiornamento. I contenuti del registro sono indicati nell’art.30 del Regolamento, e nel dettaglio riguardano:

• Dati del titolare, compresi quelli di contatto.
• Finalità del trattamento.
• Categorie di persone interessate.
• Tipologia di dati interessati.
• Destinatari a cui i dati saranno inviati.
• Termini ultimi di cancellazione dei dati.

Oltre a queste informazioni, sul registro trattamenti privacy è altrettanto importante riportare anche una descrizione delle misure adottate sotto il profilo organizzativo e sotto quello della sicurezza. La finalità in questo caso è quella di garantire il livello di protezione massimo possibile dei dati, per evitare possibili utilizzi illeciti, cancellazioni e situazioni analoghe. Chiaramente quelli elencati sono i requisiti minimi, ampliabili a seconda delle esigenze.

registro trattamenti privacy excel

Chi è tenuto alla redazione del registro trattamenti privacy?

Nel privato sono tenute alla redazione di un registro privacy tutte quelle organizzazioni con almeno 250 dipendenti, ma anche quelle con un numero inferiore di dipendenti che trattano dati in maniera non occasionale, oppure che potrebbero mettere a rischio libertà e diritti degli interessati. Oltre a queste categorie, devono conservare il registro anche le aziende che conservano dati su:

• Opinioni politiche.
• Origine razziale.
• Natura genetica.
• Opinioni politiche.
• Salute.
• Vita sessuale.
• Orientamento sessuale.
• Reati.
• Condanne penali.

In altre parole, la tenuta di un registro privacy excel è un tipo di obbligo che grava su una platea decisamente ampia di soggetti, tra cui:

• Artigiani e esercizi commerciali con un minimo di un dipendente.
• Liberi professionisti con un minimo di un dipendente.
• Professionisti ed attività che trattano dati sanitari (ottici, dentisti, etc…).
• Associazioni sportive che trattano dati sui soci.
• Associazioni religiose e politiche.
• Associazioni che forniscono assistenza a persone disabili o condannate.
• Sindacati.

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Registro trattamenti privacy Excel: i pericoli

A questo punto sarà sicuramente più chiara l’importanza di redigere correttamente un registro privacy, che come detto contiene i dati personali di qualsiasi trattamento in essere. Qualsiasi errore può costare molto caro, sia in sede di controlli da parte della Guardia di Finanza, che verso i diretti interessati del trattamento stesso. Una possibile fuga di informazioni potrebbe avere conseguenze disastrose per il business.

Molte aziende, spesso per non affrontare la spesa legata all’acquisto di un gestionale, si affidano per la creazione e l’aggiornamento al noto programma Excel. Sotto il profilo economico la scelta si rivela interessante, perché la suite di casa Microsoft oramai è installata su qualsiasi computer. Ma questa scelta non è la migliore per tutta una serie di motivi, alcuni dei quali legati paradossalmente alla sicurezza dei dati.

Un file non correttamente conservato potrebbe ad esempio non diventare più accessibile nel tempo, rendendo anche i controlli stessi impossibili con tutte le conseguenze del caso. Ma non finisce qui, perché maggiori sono le dimensioni del business, tanto più grande è la quantità di dati raccolti, maggiore è la complessità del foglio di lavoro da realizzare. In altre parole, tutto il processo diventa complesso e macchinoso.

Un software gestionale invece, oramai essenziale in un ambito di digitalizzazione delle imprese, permette di archiviare tutte le informazioni necessarie in maniera molto semplice, e soprattutto offre la possibilità di accedervi rapidamente. Questo significa che anche l’aggiornamento del registro richiede meno tempo, con tutti i benefici che ne conseguono.

Oltre a questi principali vantaggi, dobbiamo segnalare che un gestionale permette anche l’esportazione del registro in diversi formati, tra cui PDF e lo stesso Excel. Anche per questo processo aziendale quindi, così come per molti altri, la scelta di un gestionale risulta la migliore.

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