Prima nota Excel: l’importanza di questo documento

Prima nota con Excel: l'importanza d

Prima di comprendere le potenzialità, ma soprattutto i pericoli di redarre una prima nota Excel è opportuno darne una definizione. Con questa nomenclatura si identifica quel documento che riassume le registrazioni delle uscite e delle entrate di un’impresa o di un’attività privata.

Nello specifico con la dicitura prima nota cassa si intende quella modalità di pagamento effettuata oppure ricevuta in denaro contante. Denominazione che si estende alla prima nota di banca, cioè a quei movimenti in uscita e in entrata effettuati su un conto corrente.

L’importanza di una prima nota cassa Excel in un contesto aziendale

Come è facile dedurre dalla definizione, la creazione di un documento in cui vengono riportate la prima nota e la prima nota di cassa, attraverso il software Excel, permette di gestire nel migliore dei modi l’azienda. Molti sottovalutano tale componente in un contesto aziendale, ma può essere di grande incidenza se si hanno un numero di entrate e uscite rilevanti durante l’anno.

A cosa serve?

La compilazione periodica della prima nota serve per amministrare nel migliore di modi la propria azienda, è un valido aiuto per tutti coloro che hanno la necessità di effettuare scritture contabili e vogliono ottenere un quadro dettagliato dei movimenti eseguiti per ogni committente.

Moltissime aziende si affidano a una prima nota Excel per verificare in pochissimi secondi se i pagamenti da effettuare siano stati versati oppure i fornitori sono ancora in attesa. In molti casi, soprattutto quando si devono gestire più aree aziendali, diventa complicato ricordarsi di tutte le transazioni, siano queste bancarie o direttamente in cassa; un sistema semplice e intuitivo come quello della prima nota può ridurre i tempi di ricerca in caso di necessità.

L’aggiornamento della prima nota

La realizzazione di una prima nota Excel necessita di un aggiornamento costante, condizione data soprattutto dalla quotidianità di entrate e uscite finanziarie in un contesto lavorativo.

Professionisti privati e aziende preferiscono aggiornare ogni giorno i propri documenti Excel per ottenere dei dati precisi dei movimenti. La compilazione però non è identica per tutte le aziende, infatti, un documento di prima nota può essere modificato in base alle esigenze dell’azienda stessa.

Tale condizione è evidente analizzando la grande espansione che stanno avendo altre tipologie di software che consentono la creazione di un foglio per la prima nota. Non tutti gestiscono tale sistema con Microsoft Excel, virando su soluzioni altrettanto valide e in molti casi più sicure da un punto di vista della sicurezza informatica.

Come creare rapidamente una prima nota Excel

Realizzare un foglio Excel per la prima nota, sia esso di cassa oppure di banca, non è assolutamente difficile. Il procedimento consiste nel creare un foglio di calcolo in cui siano presenti queste componenti: clienti, fornitori, banche, dipendenti e documenti.

Clienti: tale sezione consiste in una vera e propria tabella in cui inserire il nome del cliente e il relativo saldo a credito iniziale. Fornitori: in questa tabella devono essere inseriti i nomi dei fornitori attivi e il relativo saldo a debito iniziale.

Banche: sezione dedicata a tutte le banche in cui sono presenti conti correnti correlati, siano essi dell’azienda stessa oppure dei clienti di riferimento. Alcune aziende inseriscono anche le potenziali commissioni bancarie da pagare per le transazioni.

Dipendenti: sono riportati gli elenchi delle risorse umane aziendali.

Documenti: inserimento dei documenti più utilizzati.

Scaricare il file già pronto

In questo articolo è possibile scaricare il Foglio di Calcolo Excel per la prima nota di cassa già compilato.

Il documento è assolutamente gratuito e si compone principalmente di 5 schede: scheda primaria, guida, anagrafica, clienti e fornitori.

Scheda primaria: il modulo precompilato presenta nella prima scheda l’elenco di tutte le attività principali dell’azienda, stilate in ordine cronologico.

Guida: questa sezione è dedicata al riepilogo delle istruzioni da seguire per una compilazione dei dati corretta. Può anche non essere consultata se si hanno le competenze e l’esperienza su questa tipologia di documento.

Anagrafica: la sezione più importante di una prima nota Excel consiste nella compilazione dei parametri generali dei committenti o della propria azienda. Sebbene comportano un notevole dispendio di ore di lavoro, è anche la parte più rilevante per ottenere dei dati oggettivi nella valutazione del bilancio.

Clienti: tale scheda ha il compito di riepilogare la situazione dei clienti, cioè di evidenziare i pagamenti da ricevere e quelli ricevuti.

Fornitori: il foglio Excel presenta in questa tabella tutto il riepilogo della situazione dei fornitori, evidenziando i pagamenti da effettuare e quelli effettuati. In molti casi vengono definiti anche i tempi e le scadenze, ma non è una funzione implementata nei moduli precompilati.

I rischi di Excel

Uno degli argomenti più discussi nel mondo della sicurezza informatica è la vulnerabilità dei fogli Excel e della suite Microsoft Office. Sebbene la scelta di utilizzare una prima nota Excel possa essere oculata, è opportuno ragionare su quelle che sono le falle che un sistema del genere può comportare.

Nello specifico, per il pacchetto Office, che gestisce le minacce informatiche per Word ed Excel, sono state riscontrate quattro vulnerabilità di sicurezza. Nel 2021 sono stati segnalati dei file Excel e Word al cui interno erano presenti codici malevoli, capaci di attaccare i sistemi operativi di privati e aziende.

Le quattro vulnerabilità sono nello specifico: CVE-2021-31178, CVE-2021-31174, CVE-2021-31939 e CVE-2021-31179. Tecnicamente sono degli errori di parsing nel codice legacy nei formati di Excel più datati. Come è facile dedurre non è facile fidarsi anche di software particolarmente celebri come Excel, una soluzione alternativa può non essere una soluzione di ripiego, anzi.

Vulnerabilità al phishing

I codici di errori precedentemente elencati appartengono alla categoria MSGraph, questi possono essere inseriti nei documenti Excel per generare vettori di attacco.

Anche un’immagine può generare un attacco malevolo e infettare l’intero sistema. Nell’atto pratico le risorse umane che utilizzano la prima nota Excel possono scaricare il foglio Excel dannoso, in formato XLS, e aprendolo indurre il sistema a un attacco informatico.

Nel momento in cui il dipendente apre il documento e inizia a utilizzarlo, interagendo con alcune sezioni al suo interno, la vulnerabilità viene attivata sul sistema principale.

Tale problematica, benché possa essere limitata con aggiornamenti periodici, è attualmente ancora presente in tantissime aziende. Anche software di controllo per le minacce non sono in molti casi sufficienti per arginare un attacco phishing o una vulnerabilità ormai inoltrata. La soluzione ideale risiede nel prevenire tale condizione utilizzando software alternativi a Excel.

Conclusioni

Le aziende sono continuamente esposte ad attacchi informatici, le informazioni di fornitori, clienti e risorse umane sono essenziali per avere un’attività produttiva.

L’impiego della prima nota Excel è sicuramente una soluzione valida per avere un resoconto preciso delle entrate e delle uscite dei movimenti economici, ma bisogna mettere in conto che non esiste solo Microsoft Excel, ma tanti altri software di pari valore con un sistema di sicurezza meno vulnerabile.

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