Inventario Excel: soluzione efficace o rischiosa?

Pianificare le attività aziendali è fondamentale per ottenere dei risultati significativi nel corso del tempo, la gestione oculata delle mansioni da eseguire e del magazzino può fare la differenza tra un’azienda di livello e una che non riesce a emergere in un mercato competitivo.

Negli ultimi anni sempre più aziende cercano di migliorare la propria organizzazione utilizzando degli inventari, siano questi realizzati manualmente oppure via software.

L’importanza di un inventario aziendale

Implementare un inventario, sia questo volto ai progetti, alla manutenzione, ai dati aziendali oppure a qualsiasi altra mansione, consente alle aziende di pianificare in modo ottimale le attività lavorative, aiutando i responsabili delle diverse aree a trovare le informazioni nel minor tempo possibile.

Le aziende usualmente non si affidano alla stessa tipologia di inventario, personalizzandolo a seconda delle esigenze specifiche.

Molte di queste focalizzano l’attenzione su un elenco di tutti i beni rimasti in giacenza, altre estendono l’impiego pratico anche a informazioni di valori economici e bilanci di fine anno.

Come è facile dedurre, non sempre si hanno le medesime esigenze ed è opportuno modificare l’inventario soddisfando le necessità del momento.

Sebbene tale ragionamento sia valido per molte aziende, non è difficile riscontrare dei parametri comuni in alcune di queste.

Non è, infatti, complicato imbattersi in società, siano queste piccole o grandi, che utilizzano un inventario Excel comune.

Il noto software, grazie alla semplicità di utilizzo permette di creare un inventario aziendale precompilato oppure personalizzato.

Sebbene questa condizione sembri essere particolarmente utile, in realtà negli ultimi anni si stanno verificando sempre più problemi con gli inventari Excel.

Perché creare un inventario aziendale?

I motivi che spingono le aziende a utilizzare un inventario, sia questo Excel oppure di terze parti, sono veramente tanti. Si possono però identificare cinque ragioni principali, vediamo quali.

Magazzino

Tra le motivazioni che spingono la gran parte delle società a creare un inventario magazzino Excel, con un modello di inventario già precompilato, è sicuramente la sua capacità di far emergere gli eventuali problemi.

Non è difficile riscontare merce danneggiata oppure ordini mancanti nel processo di ordine, condizioni che possono essere limitate con un inventario ben ottimizzato.

Obiettivi aziendali

Quando si dispone di un’attività lavorativa particolarmente ricca di prodotti, in molti casi si incorre in discrepanze tra quantità e presenza della merce.

Un inventario permette di verificare in pochissimo tempo tali condizioni e di porvi rimedio con rapidità, evitando di fatto potenziali problemi sul bilancio aziendale.

Strategia di marketing

Sebbene molti venditori non ne comprendano ancora le potenzialità, un inventario consente di pianificare nel migliore dei modi la strategia di marketing.

Infatti, grazie alla valutazione delle vendite si possono identificare quelli che sono i prodotti più venduti, organizzando una strategia per incrementare i ricavi su quelli meno richiesti.

Pianificazione dei nuovi ordini

Altra motivazione che spinge le aziende a utilizzare un inventario Excel è sicuramente quella della pianificazione futura degli ordini.

La valutazione oggettiva dei prodotti a disposizione consente di prevedere quando questi verranno terminati, anticipando di fatto l’acquisto nei periodi più convenienti.

La gestione degli ordini è una parte fondamentale per la riuscita di un magazzino efficiente, un inventario eccellete porta con sé ricavi maggiori.

Prezzo

La capacità di analizzare in modo oggettivo i prodotti più venduti e quelli meno venduti permette di alzare il prezzo o abbassarlo in base alla fluttuazione del mercato.

In specifici periodi dell’anno la domanda dei prodotti in magazzino potrebbe crescere ed è opportuno incrementare anche i prezzi per ottenere ricavi migliori.

Un inventario consente di valutare in modo rapido tali fluttuazioni e di adattare i prezzi dei prodotti nei tempi utili per avere la meglio sulla concorrenza.

L’incidenza delle vulnerabilità di Excel

I benefici che un inventario può comportare sono diversi, come abbiamo appena esaminato, ma sebbene questi siano oggettivamente rilevanti, nel 2022 tantissime aziende si affidano ancora a inventari Excel.

La gestione della propria azienda con questo strumento, benché posa sembrare la soluzione migliore e più semplice da adottare, in realtà può comportare diverse problematiche.

Attualmente Excel presenta numerose vulnerabilità che possono avere un’incidenza pericolosa sulla conservazione dei dati archiviati. Vediamo quali sono le caratteristiche negative dei modelli d’inventario Excel.

Errori nascosti

Tra le problematiche più fastidiose, quando si crea un modello inventario Excel, è sicuramente quella degli errori nascosti.

I file possono facilmente corrompersi con degli errori nel momento della compilazione e della condivisione.

Sebbene possa sembrare una condizione poco vincolante, in realtà la difficoltà di individuare gli errori presenti può influire in modo negativo su un’azienda con tanti prodotti in magazzino.

Processi

Condizione che influisce negativamente sui ricavi aziendali è la facilità con cui l’inventario può essere modificato e copiato.

Le informazioni aziendali sono molto importanti e la facilità di modifica da parte di persone terze non aiuta sicuramente nello stare sereni.

I processi di modifica devono essere vincolati alle disposizioni aziendali, Excel da questo punto di vista ha una propensione più aperta che chiusa, generando diverse problematiche.

Dati sensibili

Ogni azienda si attiene alla norma GDPR per migliorare la sicurezza dei propri dati, siano questi riferiti ai dipendenti, ai clienti oppure all’azienda stessa.

Sebbene tale condizione sia indispensabile per limitare i possibili attacchi informatici, l’utilizzo di un inventario Excel non permette assolutamente di stare sereni.

I dati presenti in Excel non sono protetti dalla norma GDPR, generando di fatto un’esposizione dei dati non ottimale.

Sicurezza

La facilità con cui è possibile modificare, copiare e condividere un file Excel è evidente, condizione che si ripercuote sul fatto che un’azienda non possa averne il completo controllo dei dati.

Non è un caso che sempre più attività subiscano attacchi informatici proprio con azioni di phishing, volte all’apertura di file Excel malevoli

Tempo

Un inventario Excel è potenzialmente negativo anche per la sua influenza sui tempi di gestione.

Sebbene sia possibile importare i file Excel in modo rapido in altri software, tale processo espone l’azienda a un passaggio ulteriore, quest’ultimo soggetto a potenziali errori e perdite di tempo se effettuato da personale IT poco competente.

Come limitarne le problematiche di un inventario Excel

Preso atto di quelle che sono le vulnerabilità di un inventario Excel è opportuno porsi nella condizione di evitare che possano presentarsi inconvenienti.

Quali sono le condizioni a cui affidarsi per ottenere un inventario aziendale privo di errori, che possa consentire una gestione eccellente delle attività di magazzino?

Sistema di sicurezza ottimale

Sempre più aziende si affidano a sistemi di sicurezza informatica che permettono di proteggersi da attacchi esterni o interni all’infrastruttura societaria.

Sebbene Excel sia un software particolarmente esposto agli attacchi malevoli, munirsi di un sistema di sicurezza informatico eccellente permette di limitare la perdita di dati.

Un sistema di digital security ideale non esiste, ma è consigliabile optare per una soluzione che controlli nel migliore dei modi sia i dati in entrata che in uscita dal sistema aziendale.

Scaricare moduli inventari già preparati

Come è evidente dalle vulnerabilità, una delle problematiche più comuni che generano malfunzionamenti negli inventari Excel è la capacità di poterli modificare con grande facilità.

Tale condizione può essere arginata scaricando dei moduli già pronti, limitandone in questo modo gli errori di realizzazione e programmazione.

Spesso si cade in errori banali generati da dipendenti che non hanno competenze specifiche nell’ambito IT, un inventario precompilato può essere la soluzione migliore per chi vuole usufruire dei suoi vantaggi senza esporsi troppo alle possibili minacce informatiche.

Affidarsi ad aziende specializzate

La richiesta di inventari già preparati è in crescita, le aziende, soprattutto le PMI hanno la necessità di utilizzare un software che sia privo di errori e che permette di gestire al meglio il magazzino.

Affidarsi ad aziende che creano e mettono a disposizione degli inventari di qualità è sicuramente una soluzione intelligente.

Conclusioni

Un inventario Excel, sebbene possa essere un trampolino di lancio per la propria attività lavorativa, è purtroppo esposto a vulnerabilità.

Affinché si possano evitare problematiche annesse è opportuno scaricare dei moduli precompilati e munirsi di un sistema di sicurezza informatico efficace per l’infrastruttura aziendale.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *