Guida alla software selection: come affrontare il processo in maniera adeguata

Immagine che contiene introduzione alla software selection

Ogni azienda moderna conosce benissimo quali sono le potenzialità di un sistema digitale, sempre più società applicano una trasformazione delle componenti aziendali da quelle fisiche alle più vantaggiose risorse digitali. In questo contesto, oltre alla necessità di affidarsi a piattaforme di qualità, diventa essenziale applicare un business plan che comprenda diversi elementi fondamentali per ottenere successo.

Affinché si possano ridurre al minimo le problematiche della gestione delle risorse a disposizione è indispensabile effettuare una software selection, ma in cosa consiste e perché è una risorsa così importante da utilizzare?

Software selection: cosa significa

Quando si utilizza la nomenclatura Software Selection si identifica quell’insieme di attività che applicano un metro di valutazione per l’inserimento di un nuovo applicativo gestionale, selezionato tra una serie di opzioni proposte da differenti sviluppatori già affermati sul mercato.

La valutazione dei programmi più indicati per la propria attività aziendale è essenziale per incrementare la produttività e ridurre al minimo le spese di gestione.

Tale processo di scelta, sebbene possa sembrare scontato, in realtà permette di analizzare in modo oggettivo, a monte del business plan, quelli che sono gli obiettivi aziendali e gli strumenti per raggiungerli nel migliore dei modi.

Le principali caratteristiche

Tale processo non è sempre applicato dalle aziende, o quantomeno non viene posta abbastanza attenzione a tale tematica. Ma quali sono i motivi che spingono sempre più aziende ad affidarsi a una software selection?

Pianificazione della digitalizzazione: uno dei motivi nell’utilizzare la software selection risiede in una miglior gestione della digitalizzazione aziendale. Riuscire a comprendere nel modo corretto gli obiettivi, le potenzialità e le esigenze della propria attività lavorativa, consente di selezionare in modo mirato i software di cui si ha bisogno, velocizzando tutti i processi correlati.

Risorse umane: in molti casi non tutti i dipendenti hanno competenze IT di alto livello, condizione che induce l’azienda a definire quali siano i programmi più idonei per il proprio personale. Un’analisi preventiva permette non solo di scegliere le risorse umane più idonee, ma di rapportare anche il comparto software a quelle che già sono in forza alla catena produttiva.

Pianificazione della strategia ai fini aziendali: Proiettarsi al futuro, affidandosi alla valutazione di programmi migliori su cui puntare, può fare la differenza per incrementare le strategie aziendali, volte non solo al miglioramento degli introiti, ma anche all’organizzazione interna delle attività.

Cicli d’impresa: ogni azienda deve necessariamente evolversi nel corso degli anni. Non solo dal punto di vista hardware, ma anche software; è quindi indispensabile che vi sia un’attenzione particolare ai cicli d’impresa. Attraverso la software selection è possibile esaminare in modo oggettivo quelle che sono le soluzioni innovative migliori per le attività societarie, eliminando elementi non più vantaggiosi e affidandosi a tecnologie evolute.

Spesso ci si dimentica quanto sia importante ridurre i tempi delle interazioni software, munirsi di applicativi più vicini alla propria produzione può garantire grandi benefici.

I vantaggi

Per quanto le caratteristiche della software selection, e la conseguente applicazione dei programmi gestionali aziendali, possano definire quelli che sono i benefici di tale processo di valutazione, è opportuno indagare più nel profondo dell’argomento per capire i reali vantaggi che privati e aziende ricercano in essa.

Lavoro ridotto

Uno dei punti di forza delle aziende che applicano un processo di software selection risiede nella riduzione del lavoro. Spesso ci si affida a programmi troppo complessi per alcuni dipendenti, sfociando di conseguenza in una maggiore difficoltà di utilizzo e in perdite di tempo poco funzionali.

La software selection permette di ridurre la mole di lavoro, semplificando le attività di utilizzo dei programmi selezionati.

Riduzione interventi di manutenzione

Installare dei software poco conformi alle capacità del personale aumenta anche i costi di intervento degli specialisti IT. Gli errori umani sono ridotti al minimo, generando di fatto meno problemi alla catena di produzione e al responsabile del reparto.

Personale

Quando si attua un processo di software selection si garantisce al personale di lavorare in piena serenità. Nel momento in cui i dipendenti sono nella loro comfort zone utilizzando la macchina da lavoro, riescono a incrementare la loro produttività, generando di fatto maggiori guadagni e portando a termine i progetti senza troppe difficoltà.

Procedure semplificate

La gestione di tutte le procedure aziendali è spesso complessa, un software gestionale scelto nel modo corretto attraverso la software selection, induce a una semplificazione delle procedure. Una delle difficoltà più grandi di un’azienda risiede proprio nella ricerca di un programma che riesca a ottimizzare e semplificare le procedure interne ed esterne alla produzione. Una valutazione oggettiva può essere un punto di vantaggio da non trascurare.

Brand reputation

Pianificare nel modo corretto il proprio sistema software consente di ottenere risultati migliori anche indirettamente. La reputazione del marchio è un aspetto essenziale per un’azienda, riuscire a migliorarne la percezione può dare enormi vantaggi.

Grazie a un software gestionale, scelto con la software selection, è possibile aumentare la percezione dell’organizzazione aziendale, fidelizzando non solo la clientela, ma anche i dipendenti più competenti.

Metodologie di lavoro

Ulteriore vantaggio da sottolineare è il miglioramento delle metodologie di lavoro. Scegliendo un software specifico per le aree di interesse è possibile incrementare la produttività all’interno degli stessi nuclei di lavoro. Nel momento in cui il personale addetto al progetto dispone di maggiore autonomia, riuscirà a organizzare il lavoro in modo ottimale usufruendo del software più indicato alle sue esigenze.

Come scegliere il programma ideale

La scelta di un software gestionale aziendale non è sicuramente semplice, per quanto il processo di valutazione oggettiva con la software selection possa aiutare, non tutti hanno perfettamente idea di dove iniziare il percorso di analisi.

Cerchiamo di capire quali sono i parametri da tenere in considerazione nella software selection per scegliere un programma gestionale conforme alle proprie esigenze.

Applicativi generali

Le aziende che ricercano un software gestionale generale devono valutare che siano presenti almeno queste funzionalità di base: strumenti di import-export dati, editor di applicazioni, gestione allegati, multi lingua, multi azienda, gestione work flow, schedulatore di funzione, editor report e la gestione intercompany.

Applicativi contabili

La scelta di un software volto all’analisi della contabilità e della finanza deve possedere almeno le funzioni di: bilancio consolidato, gestione Banche, contabilità dei clienti, contabilità dei fornitori, App mobile e più piani dei conti.

Applicativi per il controllo di gestione

La scelta di questa tipologia di software è sicuramente più impegnativa, si consiglia di valutare i parametri di: budget patrimoniale, forecast, budget economico, analisi di bilancio, controllo degli ordini e dei progetti, centri di costo e ricavo e ovviamente l’applicazione mobile.

Applicativi logistica e magazzino

La software selection di un’azienda, che ha la necessità di gestire nel migliore dei modi un magazzino, è sicuramente la meno complessa. In commercio sono presenti diversi programmi di grande qualità e di facile utilizzo. Ma quali caratteristiche deve possedere per essere considerato ideale per la propria azienda?

I parametri minimi sono: applicazione mobile, piani di spedizione, gestione ubicazioni, gestione stock, gestione scorte, gestione multi-deposito, gestione lotti e gestione delle matricole.

Applicativi per la produzione

La scelta di un software per la produzione non può svincolarsi da queste funzionalità: applicazione mobile, MRP, MRP 2, MPS, DB con livelli infiniti, monitoraggio dei costi, analisi dei cicli di lavoro e fasi di lavoro. Per le aziende di grandi dimensioni un monitoraggio avanzato è indispensabile.

Nell’analisi dei software, siano questi volti al magazzino oppure alla gestione interna dell’azienda, è importante valutare delle caratteristiche generali di grande rilevanza.

Negli ultimi anni sempre più aziende usufruiscono del cloud computing, sistema che permette di utilizzare software e hardware di una piattaforma di riferimento per avviare i propri software aziendali. Tale servizio permette di abbattere i costi di gestione e di usufruire di componenti hardware e software rapportati alle proprie esigenze.

Altro fattore da considerare è la versatilità del software scelto. Nella valutazione con la software selection è importante proiettarsi al futuro e definire quelli che saranno i potenziali aggiornamenti del proprio comparto software.

Terzo aspetto da non sottovalutare è la cyber security. Nella scelta dei software aziendali è fondamentale porre l’accento su programmi che possano tutelare i dati aziendali, oltre che quelli di clienti e fornitori. Non è un caso che tantissime aziende si affidino a servizi di terze parti per monitorare la sicurezza della propria infrastruttura informatica.

Conclusione

La software selection è una risorsa a portata di tutti, ma bisogna impegnarsi nell’effettuare una valutazione oggettiva in base alle esigenze aziendali e al budget a disposizione. Il futuro è sempre più digitale, bisogna farsi trovare pronti con programmi versatili e all’avanguardia.

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