Gestire il magazzino con Excel: tutto quello che devi sapere

gestire il magazzino con excel

Quando si avvia un’attività o un’azienda, il modo tradizionale di gestire il magazzino, tenendo monitorate scorte e vendite è mediante un Foglio Excel, che in linea di principio facilita i compiti della nuova società poiché all’inizio i volumi di merce e vendite non sono molto grandi, di conseguenza è facile tenere traccia di tutti questi elementi. Da anni questo strumento ha dimostrato di essere utilizzato su larga scala, in gran parte delle attività amministrative aziendali.


Il semplice fatto che sia uno strumento gratuito è già un grande vantaggio quando si avvia un’attività, in quanto consente di ottimizzare le spese; inoltre, si tratta di un programma che non richiede molta formazione, il che permette a qualsiasi dipendente di imparare facilmente a gestire un inventario.

Gli svantaggi nell’utilizzo di Excel

Tuttavia, i disagi iniziano a sorgere man mano che l’azienda espande la propria capacità produttiva, il che porta a gestire quantità di materie prime sempre più grandi e l’aumento dei prodotti finiti a seguito dell’aumento delle vendite. E’ proprio in questo momento, infatti, che lo strumento inizia a mostrare i suoi limiti risultando poco affidabile, poiché potrebbero verificarsi degli errori che alla fine influiscono sulla produttività dell’azienda.


Di fatti, sebbene Excel sia utilizzato frequentemente per il controllo dell’inventario, la verità è che non è stato progettato per supportare grandi volumi di informazioni e dati, dal momento che presenta molte limitazioni quando ciò che si desidera è semplificare i processi operativi, oltre alla gestione del cloud.

Allo stesso modo, quando vengono gestite grandi quantità di informazioni, questo programma richiede il controllo di un utente specializzato nella gestione di Microsoft Excel, poiché è necessario sviluppare formule sempre più complesse che consentono di ottimizzare la velocità dei dati e, di conseguenza, minimizzare la possibilità di errori che possono sorgere a causa dell’errata configurazione di una cella formulata.

Sono ben noti, infatti, i casi in cui un’azienda deve affrontare problemi logistici solo perché la persona che ha formulato il foglio di calcolo non lavora più in quell’azienda.


Questo perché il patrimonio più importante di qualsiasi azienda è l’informazione e, come già accennato, il solo fatto di non avere un operatore specializzato in questo strumento potrebbe ostacolare i processi produttivi.
Inoltre, il programma è permette di eseguire qualsiasi tipo di modifica senza che questa possa essere facilmente rilevabile, il che porta a problemi di sicurezza, senza tralasciare un possibile furto di informazioni.

Excel non può essere utilizzato ovunque, poiché, non essendo compatibile con tutti i sistemi operativi, sarebbe limitato solo ai computer che possono gestire il programma e la sua relativa versione, altrimenti rischierebbe di essere configurato in modo errato.


Le informazioni possono andare perse qualora il programma dovesse subire una chiusura imprevista, come ad esempio un blackout elettrico o un guasto al PC. Sono ampiamente noti i casi in cui, per il semplice fatto di non aver salvato il lavoro che si stava facendo, in un’interruzione di corrente o semplicemente un incidente in cui viene interrotta l’alimentazione, le informazioni vengono perse e bisogna iniziare il lavoro da capo.

gestionale excel

Inoltre, Excel non è in grado di fornire dati in tempo reale, il che significa che non è possibile avere informazioni dettagliate sulle scorte del magazzino, tanto meno sugli articoli o sulla merce che sono stati venduti di recente. Tutto ciò determina anche l’impossibilità di condividere le informazioni con altre aree e rami dell’azienda, il che a sua volta comporta ritardi nel processo decisionale per mancanza di informazioni.


È per questi motivi che quando un’azienda è in crescita, dovrebbe considerare la possibilità di migrare verso sistemi cloud di gestione del magazzino progettati non solo per evitare una qualsiasi delle situazioni sopra menzionate, ma anche per ottimizzare i processi in modo molto più efficiente.

Sebbene il passaggio ad un sistema più complesso possa sembrare complicato, in realtà non è così perché la maggior parte dei moderni software per la gestione dei magazzini è progettata per semplificare i processi aziendali e tendono ad essere semplici da usare, pur offrendo un elevato livello di sicurezza.


Questi sistemi sono caratterizzati da un’interfaccia semplice ed intuitiva per i loro utenti, al fine di facilitare il compito di controllare le scorte del magazzino aziendale le altre attività correlate. Inoltre, contrariamente a quanto si possa pensare, non sono necessari grandi investimenti per implementarli.

I sistemi cloud, ad esempio, consentono di automatizzare i processi aziendali, identificando ogni singolo prodotti con un ID o un codice a barre per poi contarli automaticamente utilizzando uno scanner o un terminale che si adatti alle esigenze dell’inventario. Questo tipo di apparecchiature permette di gestire le scorte direttamente dal palmo della mano, elaborando le informazioni di ogni prodotto e generando automaticamente un database con le unità disponibili all’interno del magazzino.


Essendo sistemi semplici e di facile gestione, qualsiasi lavoratore potrà controllare efficacemente le scorte, oltre a condividere le informazioni in tempo reale trattandosi di programmi che normalmente vengono gestiti in cloud, evidenziandone la versatilità nella gestione di tecnologie all’avanguardia come codici a barre e identificazione a radiofrequenza.

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