Gestione Clienti Excel: perché è fondamentale tenere traccia di tutto

Gestione Clienti Excel: quando è utile e quando limitante

La gestione dei clienti affidata all’utilizzo di un file Excel può essere utile per tener traccia non solo dei nominativi e dei recapiti di ciascuno di loro, ma anche delle attività che li vedono coinvolti. 

Tradizionalmente per molte aziende la gestione dei prezzi è stata condotta utilizzando i fogli di calcolo Excel per tenere traccia delle spese, per gestire il magazzino, i clienti e tante altre attività.

Essere in grado di realizzare e gestire delle anagrafiche clienti dettagliate è un ottimo mezzo per pensare a possibili strategie, volte ad un corretto target.

Excel è sicuramente un valido sistema inziale, potrebbe essere adatto a chi si trova agli arbori della realizzazione del proprio business, piuttosto che a chi ha interesse nel mantenere lo stesso limitato, con un numero di clienti ridotto e quindi di facile gestione.

Con il passare del tempo, e il crescere delle proprie attività, è comprensibile come mantenere delle buone prestazioni con Excel si trasformi quasi in utopia.

Di seguito sono riportati alcuni dei motivi per cui potrebbe rendersi necessario prendere in considerazione l’adozione di una soluzione differente.

Difficile gestione avanzata dei prezzi

In genere, Excel viene utilizzato nelle aziende per gestire una strategia di prezzo basata su costi maggiorati o sconti calcolati in base al prezzo di listino o altre semplici strategie.

Sebbene ciò garantisca la redditività della vendita di beni o servizi, ignora tutta una serie di altri fattori che supportano la disponibilità dei clienti a pagare.

Senza un sistema avanzato dei prezzi, è difficile gestire, testare e ottimizzare strategie di vendita più avanzate, come prezzi psicologici, prezzi basati sulla quantità e prezzi diversi in base ai mercati e alle aree geografiche, solo per citarne alcuni.

Mancanza di controllo e sicurezza

Quando un file di dati è troppo grande, il programma Excel può essere eseguito molto lentamente, soprattutto se tutti i dati si trovano in un unico file.

Il tentativo di scomporre i dati in file più piccoli può comportare la perdita di alcuni di essi. Inoltre, Excel arrotonda numeri molto grandi utilizzando calcoli imprecisi, compromettendone la validità.

Excel è anche un’applicazione autonoma, non completamente integrata con altri sistemi aziendali; non fornisce un controllo sufficiente perché i responsabili delle vendite non hanno una visibilità facile e coerente dei preventivi inviati dai loro rappresentanti o della cronologia di tali preventivi.

Ogni volta che i dipendenti apportano modifiche manualmente in Excel, c’è il rischio di introdurre errori e compromettere l’accuratezza dei dati.

Questi errori non solo sono difficili da individuare lungo il processo di gestione dei clienti, ma possono anche influenzare negativamente i risultati.

Vulnerabilità

Le manipolazioni fraudolente nei file Excel aziendali hanno provocato molte perdite in passato.

Il motivo principale alla base di questa vulnerabilità del foglio di calcolo è la mancanza intrinseca di controlli, che rende molto facile modificare formule, valori o dipendenze senza essere rilevati.

Suscettibilità a errori umani

Più banale ma ugualmente dannosa è l’estrema suscettibilità di Excel a banali errori umani.

Segni negativi mancanti e righe disallineate possono sembrare innocui, ma possono compromettere la fiducia degli investitori o causare una notevole perdita di clienti.

In media, un foglio di calcolo contiene 1 errore ogni 20 celle contenenti dati.

Difficoltà nel testare

I fogli di calcolo non sono progettati per il test, pertanto non è raro avere dati correlati sparsi in diverse cartelle, workstation, uffici o persino posizioni geografiche.

Anche se è possibile individuare le posizioni di ogni file correlato, tracciare la logica delle formule da una cella correlata all’altra può richiedere molto tempo.

Problemi simili si verificano soprattutto durante la risoluzione dei problemi di dati sensibili.

Ostacoli alla conformità normativa.

Molte normative influiscono sui fogli di calcolo e negli ultimi due decenni c’è stata una crescita delle normative che influiscono direttamente sui dati basati su fogli di calcolo, con relative scadenze di conformità.

Ogni foglio di calcolo deve resistere al controllo ufficiale ed Excel anche su questo mostra delle debolezze.

Limiti gestione e condivisione

Excel non è adatto per pratiche commerciali agili, infatti i fogli di calcolo sono spesso creati da persone che hanno pochissime competenze in campo informatico, per cui alla fine i file diventano applicazioni sviluppate in modo altamente personalizzato.

Quindi, quando arriva il momento che una nuova persona subentra nell’ambito di un’azienda, il nuovo arrivato potrebbe dover ricominciare da capo.

Inoltre Excel non è progettato per il lavoro collaborativo; in genere si richiedono informazioni da persone diverse, appartenenti a settori diversi, quindi il documento finale sarà il risultato di molteplici scambi di dati, idee e file.

Se gli uffici di un’azienda sono sparsi in diverse zone o se alcuni membri del team sono separati da lunghe distanze, l’unico modo per scambiare i dati archiviati nei fogli di calcolo è tramite e-mail.

Tale metodo di scambio è esposto a duplicazione e persino ad immissione di dati errati. Diversi membri dell’azienda troveranno difficile tenere traccia di file simili che vanno avanti e indietro e, a volte, finiscono per inviare una versione non aggiornata.

Un altro problema deriva dal fatto che questo sistema non è in grado si gestire un rapido processo decisionale. In un ambiente basato su fogli di calcolo, l’estrazione di dati da diversi reparti, il consolidamento di tali dati e il riepilogo delle informazioni può richiedere molto tempo.

Tutte le persone coinvolte nell’elaborazione delle informazioni devono essere estremamente vigili per mantenere l’integrità dei dati: spesso sarà necessario un doppio o triplo controllo.

Infine i dati memorizzati nei fogli di calcolo sono raramente conservati in un unico posto: invariabilmente sono nelle mani di personale non competente, che non ha familiarità con le migliori pratiche di archiviazione e backup.

Se si verifica una cancellazione accidentale, può essere molto difficile, in alcuni casi persino impossibile, eseguire un ripristino completo dei dati.

Difficoltà di consolidamento

Quando arriva il momento di generare report, l’uso di fogli di calcolo Excel si traduce in un lento processo di consolidamento.

Nella maggior parte dei casi, gli utenti finali devono raccogliere dati da file diversi, riassumerli e inviare la propria segnalazione ai capi settore tramite e-mail, supporti di archiviazione portatili o copiandoli in una cartella di rete comunemente condivisa tra PC.

Questo processo deve continuare fino a quando tutte le informazioni non raggiungono i principali responsabili delle decisioni aziendali.

Conclusioni

Risulta evidente come l’utilizzo di un file Excel relativo alla gestione dei clienti e tutto ciò che ne concerne, si riveli essere una soluzione adatta solo quando la realtà con la quale si è a contatto è estremamente limitata.

Nel momento in cui i volumi di business aumentano, e con loro la necessità di gestire maggiori elementi, occorre affidarsi a software maggiormente sviluppati, così da poter mantenere sicurezza ed operare in maniera lineare ed intuitiva, permettendo la collaborazione tra più utenti.

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