Gestione Cantiere Edile Excel: ciò che devi sapere

I fogli di calcolo sono uno strumento efficace e di facile utilizzo, ma spesso vengono spinti ben oltre le loro possibilità, soprattutto considerando il grande valore che i dati apportano ad un’azienda. Tuttavia, è sempre più evidente che questi strumenti collaudati e affidabili spesso non si rivelano all’altezza di alcuni progetti.


Molte società di costruzioni edili utilizzano ancora oggi Excel per la gestione quotidiana dei loro siti, del monitoraggio delle loro finanze e per il calcolo dei preventivi, allo scopo di avere maggiori possibilità di vincere le gare di appalto.
Questa preferenza è dovuta soprattutto al fatto che il Foglio di Calcolo Excel presenta alcuni vantaggi, soprattutto per i piccoli progetti e in particolare per quanto riguarda le funzionalità di analisi e reporting. Questo software viene fornito con il pacchetto Office, che viene utilizzato dalla stragrande maggioranza delle aziende.

Excel è ampiamente impiegato per la gestione dei progetti perché può essere adattato per soddisfare specifiche esigenze aziendali e requisiti di reporting, ma anche perché tutti i dati si trovano localmente e quindi sono accessibili a tutti i dipendenti, ad esempio tramite un’unità condivisa. Ruota e personalizza i dati secondo necessità ed è in grado di illustrare i grafici grazie ad un’ampia varietà di matrici e grafici; questo permette di non dover estrarre i dati da sistemi esterni.


Inoltre, questi dati sono facilmente copiabili, ma questo è anche uno dei maggiori difetti quando si tratta di grandi progetti, come ad esempio potrebbe essere la gestione di un cantiere edile.


In queste circostanze, infatti, le carenze di Excel, in particolare in termini di illustrazione rapida delle cifre chiave per la generazione di percentuali di fatturazione basate su progetti o dipendenti, possono incidere negativamente sul risultato finale. Ciò è particolarmente vero per i casi in cui lo stesso dipendente ha tariffe orarie diverse a seconda del tipo di mansione. Infatti, cambiare ad esempio le tariffe orarie o le attività di progetto può rivelarsi problematico se si utilizza Microsoft Excel. Allo stesso modo, le attività di progetto ripetute su schede o fogli di calcolo possono rappresentare un problema.

Gli svantaggi nell’utilizzo di Excel

Un altro rischio che comporta l’uso di Excel sui cantieri edili riguarda la sicurezza dei dati. Può capitare, infatti, che le formule vengano accidentalmente cancellate e le registrazioni orarie dimenticate, per cui in tal caso non rimarrebbe nulla di scritto o registrato.


Inoltre, su Excel la registrazione dell’orario non è del tutto precisa se non effettuata durante lo svolgimento dell’attività lavorativa. Questo perché sul foglio di calcolo la registrazione dell’ora deve essere sempre inserita subordinatamente all’eventuale distorsione che normalmente segue a ricostruzioni di dati di qualsiasi tipo. Ciò non influisce solo sulla percentuale di fatturazione, ma anche e soprattutto sulla precisione della registrazione del tempo. Dieci minuti di registrazione imprecisa non sono un grosso problema, ma se si verificano più di tre volte, è una mezz’ora che può influire sulla percentuale di fatturazione e, in definitiva, sul risultato finale del progetto in questione, specie se più dipendenti fanno lo stesso. In questo caso si rischiano di perdere tante ore di fatturazione.

gestionale excel

Un altro problema riguarda le formule lunghe. Se ogni scheda in un foglio di calcolo Excel contiene un progetto, ci si può facilmente ritrovare con dei file enormi contenenti più di 50 schede; questo potrebbe generare formule molto lunghe che troppo spesso creano problemi poiché anche gli errori più piccoli vengono ripetuti più volta nel foglio di calcolo.

A tutto ciò bisogna aggiungere che Excel è un Software non standardizzato. Indipendentemente da come è stato impostato, un unico modello standardizzato per garantire la completa coerenza in tutti i fogli di calcolo in questo caso può definirsi utopico. Questo perché le persone non sono macchine, motivo per cui l’utilizzo di Excel può assumere forme molto diverse a seconda dell’esperienza e delle capacità di risoluzione dei problemi dell’utente.

Inoltre, in Excel spesso si verificano errori di dati che non sempre possono essere rettificati. Inutile dire che le aziende devono investire tempo e risorse per tenere traccia dei dati e delle registrazioni orarie; rettificare i dati è spesso difficile una volta chiuso il foglio di calcolo, anche perché nella maggior parte dei casi gli errori vengono a galla solo quando il foglio di calcolo viene riaperto. Oltretutto in Excel i dati inseriti e le relative modifiche non sono facilmente trasferibili.


In breve, Excel era un’ottima applicazione per eseguire calcoli e analisi e successivamente è stato ampliato con funzionalità di reporting molto avanzate, ma nonostante ciò non potrà mai competere con gli strumenti professionali nella loro capacità di supportare modifiche rapide alle attività di progetti complessi come la gestione dei cantieri edili.


In questo contesto, Excel è anche un sistema complesso e presuppone una conoscenza approfondita della progettazione di modelli efficienti. Spesso, questi progetti vengono gestiti dal dipendente con la maggiore esperienza in gestione dei progetti o di tecnologia dell’informazione. Ma qualora questo dipendente dovesse lasciare l’azienda, il progetto verrebbe affidato ad un’altra persona meno esperta e di conseguenza il rischio di eventuali errori sarebbe molto alto.

La mancanza di visibilità è un altro motivo per cui sarebbe meglio evitare di usare Microsoft Excel per gestire i cantieri edili. Di fatti, per pianificare e prevedere correttamente i progetti in loco o nel back office, è necessario accedere in tempo reale sia ai dati passati che a quelli presenti.


Questo aumenta non poco il rischio di frodi e furto di dati, in quanto i Software dei fogli di calcolo non sono mai stati concepiti per essere utilizzati a fini contabili o per conservare le informazioni e dati sensibili. Per questo motivo sono sempre di più i costruttori edili che scelgono di usare soluzioni avanzate come i Servizi Cloud e i Software ERP creati apposta per il settore edile, specie oggi che l’hacking informatico è ai massimi livelli.

Excel apporta anche una cattiva qualità dei dati perché i fogli di calcolo non sono in grado di rilevare errori umani come l’immissione errata di numeri, lettere e punteggiatura. Dunque, il rischio di una mancata attenzione ai dettagli potrebbe essere molto costosa per l’azienda. La riduzione dei processi manuali permetterà di risparmiare tempo, risorse e denaro.


Inoltre, in Excel esiste un limite nel numero di righe che un foglio di calcolo può memorizzare; ciò significa che le aziende che lo utilizzano devono eventualmente lavorare su più file, creando più spazio per gli eventuali errori, i quali potrebbero rappresentare un ostacolo alla crescita e alle ambizioni di una società.
Una volta che i documenti del foglio di calcolo sono stati condivisi e le persone iniziano a modificarli in base alle proprie esigenze, è difficile identificare quale utente possiede la versione più recente o corretta. Come si può dunque tracciare le stime da un progetto all’altro con sicurezza se poi bisogna ricominciare ogni volta da zero?

Migliori alternative ad Excel

Ci sono molti utili strumenti di analisi dei dati che possono sostituire i Fogli di Calcolo Excel, ma il settore edile non funziona come la maggior parte degli altri settori. Si tratta, infatti, di un ambiente di lavoro vasto e complesso, con linee guida rigorose e margini ancora più ristretti.

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