Gestionale Excel: uno strumento di fondamentale importanza

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In un ambito di digitalizzazione d’impresa, tema di cui si sente parlare sempre più spesso, un gestionale è di fondamentale importanza. Utilizzare un software gestionale, infatti, permette alle aziende di qualsiasi dimensione a gestire al meglio i processi di produzione, di magazzino, del personale, di fatturazione e altri ancora. E questo discorso è valido anche per le piccole imprese. Ma è possibile ricorrere a un gestionale Excel?

Gestionale con Excel: cos’è?

Un software gestionale è un programma che permette di gestire i vari processi aziendali. In realtà al giorno d’oggi pensare di coordinare in maniera efficiente le attività aziendale senza ricorrere al supporto di un software di questo tipo non è più possibile. Questo discorso, tra l’altro, non è valido solamente per le grandi organizzazioni, come spesso si pensa, ma anche per le piccole e medie imprese.

Frequentemente si ricorre per la gestione di processi di produzione, magazzino, fatturazione e altri, a un comune foglio di calcolo Excel. I motivi per cui viene fatta questa scelta sono solitamente di natura economica. Microsoft Excel, infatti, appartiene a una suite di programmi che oramai viene installata su qualsiasi computer, e per questo motivo non è necessario affrontare costi aggiuntivi.

Questo aspetto è sufficiente a convincere soprattutto la piccola imprenditoria a fare questa scelta, e sotto un certo punto di vista, considerando anche l’attuale momento di crisi che stiamo attraversando, è anche comprensibile. Ma tutte le spese legate alla digitalizzazione però, non devono essere interpretate come costi “vivi”, quanto piuttosto come un investimento che avrà sicuramente un rientro.

Questo discorso è valido anche per un gestionale Excel, ovvero una serie di fogli di calcolo destinati alla gestione dei vari processi aziendali. Purtroppo, però, questa non è la scelta migliore da farsi per una serie di motivi, a partire dal fatto che i dati raccolti, soprattutto se conservati in locale, non sono al sicuro. Ma anche l’analisi dei dati stessi risulta particolarmente difficoltosa.

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Software gestionali: tipologie

Quella di un gestionale Excel destinato alla gestione dei processi aziendali non è la scelta migliore da farsi. Ma quali software gestionali esistono? Le tipologie sono differenti, personalizzate sulla base dell’attività e della dimensione di business. Ad esempio, esistono gestionali destinati alla produzione, che consentono di gestire distribuzione, forniture, dati dei clienti, resi, scontistiche, prezzi e molto altro ancora.

Poi troviamo software pensati solamente per alberghi e strutture ricettive in generale, che aiutano nella fase di registrazione dei clienti, dell’organizzazione dei vari settori e dei fornitori. Ma l’elenco delle tipologie di gestionali prosegue a lungo, e troviamo programmi pensati per negozi, che permettono di gestire colori, taglie, scorte di magazzino, varianti, prezzi sconti e tanto altro.

Esistono anche gestionali ideati esclusivamente alla fatturazione, tra l’altro forse i più diffusi, che consentono di amministrare e gestire la contabilità sotto ogni aspetto, e dove ogni processo legato all’evasione degli ordini è personalizzabile secondo le proprie esigenze. Non è difficile immaginare a questo punto come gestire una simile mole di informazioni così diversificate sia un compito davvero arduo.

I limiti di un gestionale con Excel

Abbiamo detto che un gestionale Excel, ovvero un foglio di calcolo destinato alla gestione dei vari processi aziendali, mostra dei limiti rispetto ad un software apposito (oltre che essere anche piuttosto complesso da creare). Ma c’è un aspetto in particolare che dovrebbe far ricadere la scelta su un software gestionale piuttosto che un foglio Excel, ed è legato alla sicurezza dei dati raccolti.

I software gestionali possono funzionare in locale o in cloud. La seconda categoria permette anche alle piccole realtà di utilizzare un gestionale anche senza un’infrastruttura informatica apposita. Questo perché il programma vero e proprio è installato sulle macchine della società che fornisce il software, e il personale dell’azienda potrà accedervi da qualsiasi dispositivo fisso e mobile attraverso delle credenziali.

Tra l’altro la soluzione in cloud risulta la più conveniente anche in termini economici, dal momento che non sarà necessario acquistare hardware apposito ed effettuare la normale manutenzione, ma sarà sufficiente pagare un abbonamento mensile. Ad ogni modo, i dati archiviati in cloud sono al sicuro perché oggetto di backup periodici da parte di chi fornisce il servizio.

Conservando i dati in locale invece, compresi quelli di un gestionale Excel, si corrono moltissimi rischi, da quelli legati alla semplice rottura dell’hardware dedicato, a quelli ancora più grandi di un possibile sottrazione. Questa seconda ipotesi, tra l’altro, per alcune aziende rappresenta un rischio dalle dimensioni incalcolabili, ovvero quelle che conservano i dati della clientela, compresi quelli di pagamento.

Le conseguenze di una possibile causa portata avanti dai clienti potrebbero arrivare a mettere in ginocchio il business, o comunque ad affrontare costi infinitamente più grandi di quelli necessari per un gestionale. Ma senza arrivare ad immaginare scenari così catastrofici, le possibilità offerte da un gestionale ERP sono infinitamente più grandi rispetto a quelle di un gestionale Excel.

Analisi dei dati: gestionale VS Excel

Come anticipato, senza arrivare a immaginare scenari catastrofici di perdita dei dati (comunque sempre più frequenti), i benefici che si possono ottenere da un gestionale ERP rispetto a quelli di un comune foglio di calcolo sono infinitamente più numerosi. Alcuni di questi vantaggi sono legati all’analisi dei dati. Poniamo il caso di un’attività commerciale che ogni giorno si rapporta con un gran numero di clienti.

La profilazione del cliente permette di ottenere una serie di dati e informazioni che consentono di definire le strategie future migliori. Attraverso un gestionale, ad esempio, è possibile comprendere in breve tempo quali sono i prodotti più venduti, quelli che al contrario si vendono meno, i periodi in cui tali vendite avvengono, e molto altro ancora. Ma non finisce qui.

Con un gestionale, ad esempio, è possibile studiare promozioni mirate per un determinato cliente, con lo scopo di fidelizzarlo ulteriormente. Ma i vantaggi di una soluzione di questo tipo non finiscono qui. Attraverso una soluzione in cloud, infatti, i dati sono accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo ci si trovi, anche da più persone (autorizzate) in contemporanea.

Ad esempio, è possibile assegnare dei ruoli ai collaboratori, che in questo modo avranno la possibilità di intervenire solamente su alcuni aspetti piuttosto che su altri. Tutto questo attraverso un comune foglio di Excel non è chiaramente possibile, così come non è possibile intervenire in contemporanea su processi differenti da parte di diversi collaboratori, rendendo tutto il lavoro più “macchinoso”.

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Perché utilizzare un software gestionale

I motivi per cui utilizzare un software gestionale piuttosto che un comune foglio di Excel sono davvero numerosi. Per quanto Microsoft Excel sia comunque un valido programma, infatti, mostra dei limiti evidenti con applicazioni di un certo tipo piuttosto avanzate. E non dobbiamo nemmeno dimenticare che la creazione di fogli di calcolo adeguati a soddisfare esigenze complesse come quelle di un’azienda richiede anche una certa dimestichezza.

Questo significa che l’errore umano è sempre dietro l’angolo. Errori che con un software gestionale, magari creato su misura per l’organizzazione, non possono verificarsi. Un gestionale personalizzato permette di far crescere la produzione, di avere sotto controllo la situazione aziendale sotto ogni punto di vista, di ottenere report sull’andamento del business, e di conseguenza di rimanere competitivi sul mercato.

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