File Excel gestione commesse: ciò che devi sapere

file excel gestione commesse

Moltissime realtà aziendale utilizzano file Excel per la gestione commesse. Indubbiamente si tratta di uno strumento che può agevolare il lavoro e anche piuttosto potente, ma sufficiente solamente a coprire le necessità di piccoli progetti. All’aumentare delle dimensioni del business, dunque della complessità dei progetti, l’efficacia del noto software di casa Microsoft si riduce. Come fare in questi casi? Scopriamolo insieme.

Gestione commesse con Excel

Abbiamo detto che moltissime organizzazioni fanno affidamento a file Excel di gestione commesse, ma anche che questa è una soluzione che può rivelarsi sufficiente solamente nel momento in cui i progetti sono di modesta entità. I motivi per cui Excel potrebbe rivelarsi una scelta sbagliata sono numerosi, e il primo di questi riguarda il fattore tempo. La gestione di un progetto con Excel, infatti, prevede l’inserimento dei dati manuale.

Questo significa che tali dati saranno oggetto di numerosi passaggi, dalle e-mail ai fogli di calcolo. Ad ogni passaggio però, aumenta il rischio dell’errore umano, e di conseguenza l’accuratezza delle informazioni potrebbe essere messa in discussione. Non dobbiamo nemmeno dimenticare che la creazione stessa delle formule per il foglio di Excel è un procedimento piuttosto complesso.

A queste controindicazioni dobbiamo aggiungere il moltiplicarsi dei file. Inutile sottolineare come uno spreco di tempo in ambito aziendale rappresenti anche un aumento dei costi che potrebbe essere evitato. Parliamo dunque di un meccanismo eccessivamente complicato che non consente all’azienda di rispondere con tempestività alle richieste del mercato, con quello che ne potrebbe conseguire in termini di vitalità del business.

file excel gestione commesse

Gli svantaggi di un file Excel gestione scommesse

Uno dei maggiori limiti dati da un file Excel gestione commesse è quello di non favorire il lavoro in team. Documentare e creare report dei progressi sono attività che portano via moltissimo tempo che potrebbe essere impiegato in attività differenti e più “produttive”. La creazione di un report in Excel, che sia anche gradevole sotto il profilo estetico, è piuttosto complicata.

Ogni analisi, infatti, richiede una serie di informazioni specifiche, e per questo motivo l’estrazione potrebbe diventare una sorta di percorso a ostacoli fatto di filtri, formule, tabelle, formattazioni e molto altro ancora. Quando poi si creano svariati “fogli” all’interno del medesimo documento, la situazione si fa ancora più complicata, e l’analisi del progetto stesso diventa un’impresa.

Una semplice domanda relativa allo stato di avanzamento della commessa prevede una risposta fatta di centinaia di righe, dislocate in moltissimi file spesso anche archiviati con criteri differenti. Da questo si evince come un’analisi in tempo reale diventi sostanzialmente impossibile, e per questo motivo le aziende spesso investono moltissimo tempo in riunioni e meeting per ottenere una visione d’insieme delle commesse sui cui si sta lavorando.

Ma il primario svantaggio di Excel è che non permette la collaborazione tra i vari elementi del team, ostacolato da una non possibile condivisione dei dati in real time. Sotto questo punto di vista, gestire commesse con Excel rischia di diventare un vero e proprio incubo. Ogni collaboratore infatti, dovrò annotare dati, informazioni e progressi, e tutto questo prestando la massima attenzione a non sovrascrivere il lavoro dei colleghi.

Il file, infatti, potrà essere utilizzato solamente quando non è in uso da altri utenti. Questo conduce direttamente alla creazione di numerose varianti del medesimo documento, in alcuni casi per necessità, in molti altri per errore. Tutte varianti che richiedono un monitoraggio costante e soprattutto un lavoro di unificazione per coordinare al meglio il lavoro dei collaboratori.

Gestione delle commesse: la centralizzazione

A questo punto sarà sicuramente più chiaro come la soluzione per una corretta gestione delle commesse non possa provenire dall’utilizzo di Microsoft Excel, ma da un processo di centralizzazione possibile solamente grazie ad un software gestionale. Un programma di questo tipo, a differenza di Excel, consente di ottenere una visione d’insieme in real time, dunque anche dello stato di avanzamento dei progetti.

Ad esempio, attraverso pochi click è possibile riordinare i progetti sulla base delle rispettive date di consegna, per meglio comprendere la reale priorità di quella determinata commessa. In questo modo si risparmierà moltissimo tempo in aggiornamenti dei file Excel, tempo che come spiegato in precedenza può essere impiegato in attività più proficue. Ma i vantaggi di un gestionale sono davvero numerosi.

Utilizzando un gestionale in cloud, ad esempio, non sarà necessario nemmeno organizzare un’infrastruttura hardware apposita. Questo conduce direttamente ad un risparmio, sia per l’acquisto delle macchine, che per il software. Senza dimenticare la necessaria manutenzione periodica e i potenziali guasti che possono verificarsi. Con un gestionale in cloud invece, l’unico costo da affrontare riguarda l’abbonamento mensile.

Ma non finisce qui, perché proprio grazie al fatto che il software è installato sui computer di proprietà della società che fornisce il servizio, l’accesso ai dati delle commesse sarà possibile in qualsiasi momento e luogo dove ci si trovi, attraverso le proprie credenziali. Questo a patto chiaramente di avere una connessione internet disponibile. Ma i vantaggi proseguono anche in termini di sicurezza.

Un file Excel può essere smarrito, cancellato per sbaglio o danneggiarsi. Persino l’infrastruttura interna all’azienda può subire dei danni, magari dovuti a calamità naturali, che potrebbero compromettere l’accesso ai dati contenuti nei file. Questo causerebbe un danno nel danno, con conseguenze economiche davvero rilevanti. Ricorrendo a un gestionale in cloud il discorso cambia. Questo perché le società che forniscono questo tipo di servizi fanno riferimento a più server dove i dati verranno archiviati, quindi qualsiasi cosa succeda, le informazioni saranno conservate sempre e comunque al sicuro grazie ai backup. Persino un errore umano in questi casi non provocherebbe grandi danni, perché sarà possibile recuperare una copia antecedente e proseguire regolarmente con i lavori.

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Excel vs Gestionale: chi vince?

A prescindere dalla tipologia di business, ma anche dalle sue dimensioni, in qualsiasi azienda c’è un obiettivo primario da perseguire: il profitto. Il primo passo per raggiungere questo obiettivo è quello di una corretta gestione dei dati e dei processi. Excel ad oggi risulta ancora lo strumento più utilizzato per tale gestione, ma il costo che questa “abitudine” ha è davvero troppo alto da affrontare.

Sicuramente alla base della diffusione di Microsoft Excel troviamo la possibilità di creare grandissime quantità di dati di varia natura. I problemi però nascono nel momento in cui tutte queste informazioni devono essere elaborate. Attraverso un modello di Excel, dunque, è sicuramente possibile includere alcuni dati essenziali. Ma sono sufficienti per una corretta pianificazione delle strategie aziendali?

Utilizzato come sistema unico di gestione e di pianificazione delle strategie, un file Excel gestione commesse presenta rischi oggettivamente troppo elevati. Persino l’estrema facilità con cui è possibile modificare i dati rappresenta un rischio eccessivo da non considerare. E non dobbiamo nemmeno dimenticare che con l’aumento delle dimensioni del business, tutte le complessità di cui abbiamo parlato si moltiplicano in maniera esponenziale.

Attraverso l’utilizzo di un gestionale invece, il discorso cambia totalmente. In pochi istanti, infatti, chiunque disponga delle credenziali per accedere al sistema potrà visualizzare ad esempio il guadagno reale sulla commessa, sia in valore che in percentuale, ma anche la spesa sostenuta per l’acquisto dei materiali, che per la necessaria manodopera. Oltre a questo, è possibile effettuare delle analisi.

Una delle principali riguarda ad esempio lo stato di avanzamento delle commesse rapportato alle previsioni di guadagno, ma anche l’ammontare totale dei costi della singola commessa. A questi oggettivi vantaggi dobbiamo aggiungerne uno assoluto, alla base di qualsiasi altra considerazione. I dati raccolti attraverso un gestionale, a differenza di quelli elaborati con Excel, saranno disponibili in ogni momento.

Qualsiasi contrattempo possa verificarsi infatti, l’accesso sarà sempre garantito con qualsiasi terminale in possesso, fisso o mobile. Tra l’altro una caratteristica di questo tipo agevola notevolmente una metodologia di lavoro a cui si fa sempre più ricorso, ovvero quella dello smart working. In sintesi, l’elenco dei vantaggi che derivano dall’utilizzo di un gestionale è piuttosto lungo, ma possono tutti essere riassunti sotto due voci: maggiore sicurezza unita ad un notevole risparmio di tempo che porta ad un aumento dei profitti.

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