La grande competizione industriale costringe le piccole e medie imprese a doversi districare tra mille problematiche legate alla gestione amministrativa e fiscale per poter competere o almeno provarci.
Negli ultimi anni la tecnologia sta contribuendo in modo concreto nel migliorare l’ottimizzazione dei costi complessivi ed aiutare le aziende che vogliono emergere a ridurre costi e sprechi inutili.
Le aziende, data la grande competitività e restrizione fiscale, sono costrette ad ingegnarsi su come ridurre i costi in azienda e soprattutto gli sprechi di quest’ultima. Nelle prossime righe cercheremo di analizzare più da vicino come ridurre i costi in azienda usando i software e la tecnologia.
Tipologie di costi aziendali
Prima di analizzare le soluzioni per ridurre i costi aziendali è doveroso riassumere in breve quali siano le tipologie di costi che usualmente un’azienda deve affrontare, così da poter porre le linee guida e capire dove intervenire in modo specifico.
Costi diretti
La prima tipologia di costi che un’azienda deve affrontare sono quelli diretti, essi appartengono a tutte quelle spese atte alla produzione. Si identificano sia nelle materie prime utilizzate per la produzione, sia nelle risorse umane adottate per il lavoro e la manodopera.
Costi indiretti
I costi indiretti sono anche loro legati alla produzione, ma non ne fanno parte direttamente. Questa tipologia di costi è infatti rivolta a tutte quelle spese derivanti dalla vendita e dalla gestione della merce in commercio.
Costi fissi
Nella complessa gestione delle spese di un’azienda i costi fissi sono quelli a cui si guarda con più tranquillità, questi infatti sono quelle spese che restano costanti e non hanno variazione nel corso del tempo rispetto alla produzione di beni e servizi.
Per quanto i costi fissi non siano solo quelli mensili, per un’azienda vi sono spese fisse identificabili con: affitto, imposte, tasse, bollette e servizi offerti da società esterne.
Costi variabili
I costi variabili sono quelli più imprevedibili, legati direttamente alla capacità di produzione e possono incrementare o decrescere a seconda della produzione di un’azienda.
In questi costi si collocano: macchinari, materie prime, mezzi di trasporto ecc. questi sono quindi diversi se rapportati ad una piccola fabbrica o una grande industria. Sebbene le differenze possano essere sostanziali vi sono alcune spese che accomunano tutte le aziende: costo del personale, materie prime e tasse da pagare.
Come ridurre i costi in azienda
Definiti i possibili costi che un’azienda deve necessariamente far fronte, è fondamentale comprendere quali siano le soluzioni che i software propongono per ridurre i costi complessivi nelle varie tipologie.
Digitalizzazione dei costi aziendali
Il primo passo da compiere per gestire al meglio i costi aziendali inerenti alle fatture ricevute ed emesse, è digitalizzare il materiale cartaceo ormai obsoleto e poco pratico (qui trovi un esempio di ottimizzazione del processo di preventivazione).
L’utilizzo di software come Excel o simili è macchinoso ed è possibile impiegare software specifici che gestiscono i documenti inerenti le spese in modo completamente autonomo, monitorando non solo la fatturazione ma anche gli importi dovuti ai dipendenti.
Grazie ad una process automation ottenuta grazie all’uso di software è possibile migliorare la gestione del database.
Cloud computing
Legato in modo diretto alla digitalizzazione dei documenti c’è il Cloud computing. All’alba del 2021 ogni azienda dovrebbe salvaguardare i dati personali e proteggersi da un potenziale disaster recovery.
Attraverso il cloud computing è possibile archiviare ed utilizzare i software direttamente su internet attraverso una rete aziendale locale; tale metodologia di lavoro è l’ideale per le imprese medio-piccole che vogliono ridurre i costi per l’acquisto di programmi specifici.
Il cloud computing permette di risparmiare attraverso una politica di abbonamento periodico su cui l’azienda può decidere di abbandonare in qualsiasi momento.
Si eliminano quindi tutte le spese iniziali legate all’investimento di server aziendali interni e di data center per l’archiviazione dei dati. Il discorso va ad estendersi se si considera l’eliminazione dei costi legati all’hardware necessario per il lavoro, il noleggio di un cloud computing è una soluzione concreta per chi non ha un grande budget iniziale per avviare la propria attività.
Sempre più aziende utilizzano tale tecnologia anche per migliorare la sicurezza informatica, il cloud computing permette di recuperare i dati aziendali in modo veloce e sicuro avendo algoritmi di criptazione interni molto efficaci.
Software gestionale
Affinché si possano ridurre i costi ed incrementare i profitti è quindi intelligente dotarsi di software idonei alle proprie esigenze, ma quali criteri devono avere tali software per risultare utili ad un’azienda medio-piccola? Vediamo le caratteristiche essenziali di un software per la gestione aziendale.
Processi ottimizzati
Dalla progettazione dei prodotti al loro sviluppo ed amministrazione degli ordini è fondamentale gestire i processi e le evasioni verso i committenti in modo veloce ed opportuno.
Affinché i software possano adempire al compito nel modo più preciso possibile è necessario munirsi di programmi disegnati sulle necessità dell’azienda stessa.
Un software ben ottimizzato per i processi di un’azienda, ha conseguenze dirette non solo nel risparmio dei costi ma anche in una maggiore velocità in tutto l’apparato organizzativo.
Costi aziendali: analisi specifica
L’utilizzo di un software che abbia come scopo quello di analizzare e categorizzare i dati e le voci di spesa, risulta essenziale per monitorare in modo analitico tutte le spese in entrata ed in uscita.
Come precedentemente sottolineato, i costi di un’azienda possono essere diretti, indiretti, fissi e variabili; controllare in modo scientifico tali aspetti è oggettivamente produttivo per le aziende che devono ridurre i costi complessivi a fine anno.
Proiezioni future e statistiche
Le aziende più attente ad una proiezione lavorativa a medio-lungo termine si affidano a software dedicati per valutare le proiezioni future della propria attività.
La valutazione dei dati acquisiti dà la possibilità all’azienda attraverso il software di poter comprendere i trend futuri non solo sul mercato ma anche sulle spese da ridurre in un tempo stabilito.
B2B e B2C
Una delle strategie su cui le aziende smart stanno puntando concretamente è il processo B2B (Business to Business), tale sistema ha la capacità di automatizzare le principali attività che l’azienda ha con partner e fornitori. Un software può velocizzare e gestire questi processi in modo costante e con un margine di errore pari allo zero.
Ottimizzazione del personale: una soluzione spesso necessaria
Le strategie per ridurre i costi aziendali sono numerose, attraverso l’impiego di software dedicati è possibile gestire al meglio le spese ed automatizzare le diverse componenti che formano il processo di lavorazione.
Tra i costi su cui i software possono ancor più contribuire vi sono quelli legati all’ottimizzazione del personale, vediamo come.
Risorse umane e produttività
L’impiego di risorse umane è fondamentale per un’azienda di piccole-medie dimensioni, il contributo che questi apportano può spesso fare la differenza.
In molti casi però si arriva alla conclusione che è necessario apportare un taglio al personale per ridurre i costi complessivi; per non incorrere in errori di valutazione sempre più aziende sfruttano software specifici per la valutazione delle risorse umane.
I software infatti hanno capacità di valutazione basata su dati certi, quest’ultimi monitorati nel corso del tempo ed indirizzati a definire una curva di rendimento.
Attraverso l’analisi oggettiva del rendimento di un lavoratore si può decidere se incentivarlo nel fare meglio o optare per una soluzione diversa.
Spesso le aziende sono costrette a ridurre il personale per una scelta sbagliata all’assunzione, in questo caso è consigliabile scegliere software con tecnologia Recruiting 4.0 che garantisce un margine di errore più basso nella scelta del personale.
Process automation
Sempre in riferimento all’utilizzo dei software per ridurre i costi delle risorse umane, è importante sottolineare che l’uso del software per ridurre i costi aziendali non è inteso solo come gestionale, ma sostituisce molte delle procedure ripetitive che i lavoratori usualmente sono portati involontariamente ad effettuare.
I software infatti possono compiere meno errori e processare un’automatizzazione lineare delle procedure usualmente ripetute a vuoto dai dipendenti, facilitando quindi un impiego inferiore di risorse umane.
Riduzione degli sprechi in azienda
Tra le problematiche più spinose a cui un’azienda deve fare attenzione c’è quella degli sprechi. Per quanto si possano ottimizzare gestione di logistica, utenza e valutazione delle risorse umane, è molto importante che un’azienda riduca gli sprechi.
Ma in cosa si identificano gli sprechi in azienda? Principalmente un’azienda incorre in due tipologie di spreco: tempo e spese accessorie.
Ottimizzare i tempi per ridurre gli sprechi
Affinché si possa ottimizzare il tempo durante le ore di lavoro è intelligente sfruttare software per la gestione del tempo. Un software smart, che gestisca i tempi di pausa e quelli di lavorazione di un dipendente, migliorano notevolmente la produttività dell’azienda.
Una lavorazione costante indotta da una pianificazione software può incrementare anche la valutazione del lavoratore stesso.
Spese accessorie
Una problematica costante nelle aziende è quella degli sprechi accessori per negligenza. La gestione di stampanti, fogli di stampa e tutti i prodotti di cancelleria è essenziale se fatta bene e con un software dedicato.
Acquistare un toner il giorno prima che finisca o sostituire una stampante in un periodo in cui il mercato non è favorevole, può comportare a fine anno uno spreco importante.
Attraverso un software automatizzato è possibile amministrare e prevedere molto prima quali siano i bisogni interni, assecondandoli e portando significativi risparmi se proiettati a medio-lungo termine.
