Archiviazione documenti aziendali: come farlo in modo efficiente

archiviazione documenti aziendali

La gestione delle attività aziendali passa anche attraverso la pianificazione degli elementi cartacei, sebbene una piccola attività non necessiti di uno spazio di archiviazione ampio per catalogare i documenti dei clienti e dei dipendenti, una visione volta al futuro e all’espansione della propria azienda rende tale ragionamento una vera e propria problematica da risolvere.

Non è un caso che negli ultimi anni si senta l’esigenza di usufruire della digitalizzazione dell’archiviazione dei documenti aziendali, i vantaggi ricavati da tale processo determinano un nuovo modo di rapportarsi ai documenti, migliorando notevolmente la propria produttività sul lavoro.

L’importanza della digitalizzazione nella strategia di marketing

Negli ultimi anni le difficoltà nel gestire al meglio la mole di documenti accumulati sono evidenti, non solo vi è un impatto significativo sul consumo di carta e spazio, ma anche il caos creato dagli archivi fisici rende particolarmente complessa la ricerca di un documento piuttosto che l’altro.

Le PMI che guardano al futuro e le grandi aziende, già utilizzano una strategia di marketing votata all’ottimizzazione delle diverse attività aziendali in formato digitale.

Tale pianificazione inserisce, come uno dei punti principali, la gestione degli spazi a disposizione, questi ultimi sempre più costosi e complicati da ottimizzare.

La digitalizzazione dei documenti consente di pianificare una strategia più snella e veloce, capace di aiutare i propri dipendenti nella ricerca e nella catalogazione delle informazioni senza troppe difficoltà, eliminando soprattutto le perdite di tempo.

Archiviazione digitale dei documenti aziendali: cosa significa

Quando si utilizza un sistema con archiviazione digitale dei documenti aziendali, si applica una conversione dei documenti dei propri clienti o dell’azienda stessa dal formato cartaceo a quello digitale.

La conversione avviene utilizzando software dedicati capaci di scannerizzare in modo dettagliato i documenti e inviarli, a seconda del formato desiderato, sul proprio server locale oppure in cloud sui servizi sottoscritti in abbonamento.

Archiviazione digitale dei documenti aziendali: i benefici

Interessante analizzare quelli che sono i vantaggi che PMI, privati e grandi aziende riescono a ricavare dalla digitalizzazione e soprattutto dall’archiviazione di documenti aziendali in formato non cartaceo.

  • Accesso rapido: uno dei punti di forza dell’archiviazione dei documenti aziendali in formato digitale consiste nella possibilità di accedere in modo veloce, dal proprio computer o dispositivo collegato, al server di riferimento.

Non vi è la necessità di recarsi fisicamente nell’archivio e ricercare manualmente il fascicolo del cliente, grazie al software di riferimento è possibile trovare in pochi secondi il documento e consultarlo o stamparlo a seconda delle esigenze.

  • Aggiornamento: le PMI, soprattutto quelle con attività lavorative volte all’archiviazione di fatture annuali, riscontrano grandi vantaggi nell’utilizzare l’archiviazione digitale dei documenti.

Il sistema può essere aggiornato quotidianamente seguendo la disposizione cronologica oppure semplicemente il nome del referente, evitando di fatto una catalogazione manuale cartacea che può deperirsi nel tempo o smarrirsi inavvertitamente.

  • Costi: il processo di digitalizzazione dei documenti aziendali è sempre più rapido poiché le aziende possono beneficiare di un abbassamento dei costi notevole.

Non dovendo stampare su carta e soprattutto non dovendo acquistare o noleggiare uno spazio fisico dove allocare i documenti, le società risparmiano un capitale considerevole, da investire in altre attività più importanti del proprio settore di riferimento.

  • Sicurezza: aspetto da non sottovalutare di un’archiviazione dei documenti aziendali in formato digitale è la loro sicurezza rispetto ai documenti cartacei.

L’accesso al software aziendale, in cui sono contenute le informazioni rilevanti, è vincolato ai dipendenti e alla loro password.

Un archivio fisico, seppur ben custodito, è esposto maggiormente e di conseguenza meno sicuro.

Le informazioni digitali più importanti possono essere a loro volta criptate, garantendo ai dipendenti e soprattutto ai clienti la massima tranquillità.

  • Proiezione al futuro: beneficio da non sottovalutare è la visione verso il futuro che un sistema di questo genere comporta.

Oltre a una maggiore tutela dell’ambiente, vi è un avvicinamento a quelli che saranno gli standard futuri.

Le aziende vincolate ancora ai sistemi tradizionali cartacei, nel momento in cui comprenderanno le potenzialità e l’utilità di un sistema digitale, saranno ormai distanti dalle società che hanno fin da ora intrapreso questo percorso di trasformazione.

L’avanzamento tecnologico è indispensabile per porsi in una condizione di vantaggio rispetto alla concorrenza, sia questa presente o futura.

  • Carta: sebbene possa sembrare scontato, uno dei vantaggi più importanti nell’utilizzare un’archiviazione dei documenti aziendali digitali è il risparmio per le stampe.

Il costo della carta e dei toner per le stampe incidono in modo significativo sulle spese accessorie di fine anno di ogni azienda.

Tale ragionamento è volto non solo al risparmio economico dei costi di spesa ordinaria, ma si lega anche a un discorso di più ampia scala come quello dell’ecosostenibilità.

Le aziende innovative puntano molto su un’identità del marchio volta alle tematiche ecosostenibili, attirando in questo modo anche un’utenza non interessata ai propri servizi.

  • Spazio di archiviazione: la gestione degli archivi sul server consente di azzerare quasi completamente quello che è lo spazio di archiviazione fisico.

Minor spazio fisico si traduce in costi più contenuti e una gestione migliore dei dipendenti nel contesto aziendale. Non vi sarà la necessità di assumere una persona per monitorare la sicurezza degli archivi.

Archiviazione digitale dei documenti aziendali: gli svantaggi nel non farlo

L’utilizzo sempre crescente di un sistema di archiviazione digitale esalta quelli che sono i vantaggi di tale processo di trasformazione, ma quali sono gli svantaggi concreti che privati e aziende potrebbero riscontrare nel non utilizzare tale approccio lavorativo?

  • Competitor: uno degli svantaggi più significativi è da ricercare nell’evoluzione delle strategie di marketing dei propri competitor.

Restare indietro comporterebbe una maggiore difficoltà nel competere con marchi già proiettati al futuro e ottimizzati per le nuove tecnologie.

  • Incremento dei prezzi futuri: attualmente sottoscrivere un servizio in abbonamento con piattaforme in cloud per l’archiviazione dei documenti aziendali è molto economico.

Tale condizione subirà sicuramente un cambiamento nel momento in cui la richiesta di tali servizi sarà maggiore.

Optare per un piano fisso ora può incidere sulle spese future.

Archiviazione documenti aziendali: le soluzioni migliori

Come evidenziato più volte è possibile archiviare i documenti aziendali utilizzando uno o più software, ma quali sono le soluzioni realmente interessanti a cui affidarsi?

I servizi più utili offrono principalmente quattro tipologie di piani: software base, on-prime, cloud ed enterprise.

  • Software base: il programma consente di ricercare e archiviare i documenti in modo rapido.
  • On-prime: questa tipologia di servizio permette di sfruttare non solo l’infrastruttura, locale o in cloud, delle risorse software, ma si caratterizza anche per quelle hardware.

Tecnicamente l’azienda può usufruire di un servizio che fornisce sia l’hardware che il software per la gestione dell’archiviazione dei documenti aziendali, evitando alla società di riferimento di scegliere autonomamente i dispositivi e il programma idoneo.

  • Cloud: negli ultimi anni le soluzioni migliori vertono su un sistema infrastrutturale informatico in cloud.

L’azienda invia in tempo reale, o quando desidera, i documenti digitalizzati direttamente al server di riferimento, evitando non solo l’archiviazione fisica in magazzino, ma anche un server locale all’interno dell’azienda stessa.

  • Enterprise: questa tipologia di software permettono alle aziende la massima efficacia e affidabilità.

Sebbene i costi siano notevolmente più alti, vi è una gestione professionale dei documenti e un’ottimizzazione dei file eccezionale per ottenere risultati ideali.

Come funzionano i software DMS

Quando si utilizza un software per la gestione documentale (DMS) non vi è la sola componente di digitalizzazione delle pagine cartacee, ma vi è un nuovo modo di gestire i flussi documentali aziendali.

Per avere un’idea più completa di come funzioni un DMS è opportuno esaminare le quattro fasi principali, così da comprendere se queste siano indicate per la propria attività.

Documenti: il software utilizzato può archiviare qualsiasi tipologia di file, sia esso in formato cartaceo che elettronico. L’archiviazione dei documenti cartacei deve necessariamente essere scansionata come è facile dedurre.

La ricerca: una delle caratteristiche più interessanti di un software DMS è la sua capacità di permettere una ricerca veloce dei documenti in base agli attributi stabiliti al momento dell’inserimento del documento.

Tale condizione consente di effettuare una ricerca veloce, ma soprattutto mirata al cliente e agli attributi di riferimento, azzerando di fatto i tempi usualmente impiegati per consultare gli archivi fisici.

La pubblicazione: quando il programma carica al suo interno i documenti aziendali, questi vengono resi subito disponibili per la modifica, la lettura e la cancellazione nel caso in cui gli utenti di riferimento abbiano richieste specifiche.

La gestione è vincolata al responsabile dei documenti e non può essere, salvo scambio di informazioni, modificata accidentalmente.

La sicurezza: aspetto in molti casi sottovalutato di un archivio è la sicurezza.

Un software informatico, sviluppato per l’archiviazione dei documenti aziendali, è estremamente sicuro non solo per i controlli del programma stesso, ma anche perché vincolato ai permessi di autorizzazione concessi da un gruppo di lavoro o dal responsabile dell’azienda.

Da sottolineare anche l’impossibilità di distruggere i documenti con eventi catastrofici, come fulmini e fuoco, infatti, un sistema digitale nella gran parte dei casi è munito di un piano di disaster recovery.

Affidarsi ai servizi migliori

Come è facile dedurre, non tutti i software sono identici tra loro, alcuni dispongono di specifiche funzioni atte alla semplice archiviazione, altri offrono una salvaguardia maggiore dei dati in caso di attacchi informatici esterni.

Scegliere il servizio migliore, sia esso in cloud oppure in locale, è essenziale per ottenere prestazioni efficienti dalla propria infrastruttura aziendale.

Un archivio digitale di qualità consente di sfruttare tutti i vantaggi precedentemente evidenziati.

Digitalizzare la propria azienda è un passo indispensabile in un’epoca in cui le aziende sono sempre più tecnologiche. I documenti dei clienti devono essere tutelati e affinché ciò possa essere possibile è molto importante abbandonare i vecchi sistemi di archiviazione fisica.

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